Comme nous l’avons indiqué dans nos bulletins du 1er février et du 14 février 2013, de nouvelles modifications apportées à la Norme canadienne 54-101 – Communication avec les propriétaires véritables des titres d’un émetteur assujetti et à la Norme canadienne 51-102 – Obligations d’information continue sont entrées en vigueur le 11 février 2013. En vertu de ces modifications, les émetteurs assujettis ont la possibilité de suivre un nouveau mécanisme de notification et d’accès qui leur permet d’afficher sur un site web les documents reliés aux procurations, les états financiers annuels et le rapport de gestion annuel au lieu de les envoyer par la poste aux porteurs inscrits et aux propriétaires véritables de titres.
Notre premier bulletin résumait les modifications et notre deuxième bulletin présentait les principaux éléments qu’un émetteur doit prendre en considération avant de décider de suivre ou non les procédures de notification et d’accès, y compris les restrictions que le droit des sociétés peut imposer aux émetteurs constitués en vertu de la loi fédérale ou des lois sur les sociétés par actions du Québec, de l’Ontario, de l’Alberta ou de la Colombie-Britannique.
Ce troisième bulletin a pour but de présenter les directives fournies récemment par Corporations Canada et par les autorités en valeurs mobilières provinciales relativement aux restrictions imposées par le droit des sociétés.
Loi canadienne sur les sociétés par actions
Comme nous l’avons mentionné dans notre bulletin du 14 février 2013, les émetteurs assujettis constitués en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) ne peuvent pas mettre en œuvre les procédures de notification et d’accès sans avoir obtenu préalablement la dispense appropriée ou le consentement écrit de chaque actionnaire.
Peu de temps après la publication de notre bulletin, Corporations Canada a confirmé que les procédures de notification et d’accès fournissent aux actionnaires suffisamment d’informations pour appuyer une demande de dispense de l’obligation d’envoyer la circulaire de sollicitation de procurations prescrite à chacun des actionnaires dont la procuration est sollicitée. Toutefois, Corporations Canada a souligné que son autorité législative n’étend pas la dispense à l’exigence d’envoyer les états financiers aux actionnaires ni aux exigences applicables aux intermédiaires comme les courtiers en valeurs mobilières ou les sociétés de fiducie. Par conséquent, même s’ils demandent et obtiennent de Corporations Canada une dispense leur permettant de suivre les procédures de notification et d’accès pour envoyer les documents reliés aux procurations, les émetteurs assujettis devront tout de même envoyer des exemplaires imprimés de leurs états financiers annuels et de leur rapport de gestion annuel aux actionnaires n’ayant pas indiqué par écrit qu’ils ne souhaitaient pas recevoir d’exemplaires imprimés de ces documents. Corporations Canada n’a pas pris position quant à l’incidence de la dispense accordée à un émetteur sur les devoirs d’un intermédiaire en vertu de la LCSA.
Corporations Canada examinera les demandes de dispense au cas par cas, sous réserve du paiement de droits de dépôt de 250 $.
Les émetteurs assujettis constitués en vertu de la LCSA devraient tenir compte du délai requis pour obtenir une dispense lorsqu’ils établissent l’échéancier d’une assemblée des actionnaires en suivant les procédures de notification et d’accès. Les frais juridiques engagés relativement à la demande de dispense, et le fait que les procédures de notification et d’accès ne sont pas disponibles pour envoyer les états financiers annuels et le rapport de gestion annuel aux actionnaires, doivent également être pris en considération avant de décider de suivre ou non les procédures de notification et d’accès.
Loi sur les sociétés par actions (Québec)
Comme nous l’avons mentionné dans notre bulletin du 14 février 2013, les procédures de notification et d’accès sont compatibles avec les dispositions de la Loi sur les sociétés par actions du Québec.
Loi sur les sociétés par actions (Ontario)
Le 28 février 2013, la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario a publié l’Avis du personnel de la CVMO 54-702, Notice-and-access: Interaction with National Policy 11-201 Electronic Delivery of Documents and the Ontario Business Corporations Act, pour fournir des directives aux émetteurs assujettis constitués en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO). Le personnel de la CVMO a indiqué que, selon lui, il n’était pas nécessaire que les émetteurs assujettis constitués en vertu de la LSAO obtiennent de la CVMO une dispense en vertu de l’article 113 de la LSAO pour pouvoir suivre les procédures de notification et d’accès conformément à la Norme canadienne 51-102 et à la Norme canadienne 54-101, chacune dans sa version modifiée en date du 11 février 2013, pour les assemblées tenues à compter du 1er mars 2013.
En vertu de la LSAO, les sociétés sont tenues d’envoyer les documents reliés aux procurations aux actionnaires inscrits et d’envoyer les états financiers et le rapport des auditeurs aux actionnaires inscrits qui ont informé la société qu’ils souhaitent recevoir des exemplaires imprimés de ces documents. Toutefois, ces dispositions de la LSAO ne s’appliquent pas aux propriétaires véritables. Le personnel de la CVMO a mentionné que l’expression « envoyer » dans la LSAO « a notamment le sens de remettre ou de mettre à la poste » (souligné ajouté). En conséquence, le personnel de la CVMO a conclu que cette définition est assez large pour inclure la transmission électronique, y compris les procédures de notification et d’accès.
La LSAO prévoit également qu’un document ou un avis « peut » être envoyé par la poste, remis en main propre ou envoyé par un moyen électronique conformément à la Loi de 2000 sur le commerce électronique (LCE). Le personnel de la CVMO a souligné que la LCE stipule que le destinataire ne peut pas être obligé d’utiliser ou d’accepter un document sous forme électronique sans son consentement. Toutefois, de l’avis du personnel de la CVMO, les procédures de notification et d’accès n’obligent pas un actionnaire à utiliser ou à accepter une circulaire de sollicitation de procurations (ou des documents connexes) sous forme électronique, car l’actionnaire a la possibilité de demander de recevoir sans frais un exemplaire imprimé de ces documents. De plus, même si la LCE stipule que le fait d’afficher des informations ou des documents sur un site web ne constitue pas la fourniture de ces informations ou de ces documents, en vertu des procédures de notification et d’accès, en envoyant le jeu de documents de notification aux actionnaires, les émetteurs font plus que simplement les afficher sur un site web.
Il semble que les sociétés constituées en vertu de la LSAO peuvent donc envisager de suivre les procédures de notification et d’accès.
Business Corporations Act (Alberta)
Les organismes de réglementation de l’Aberta n’ont pas pris position quant à l’utilisation des procédures de notification et d’accès par les sociétés constituées en vertu de la loi de l’Alberta intitulée Business Corporations Act.
Business Corporations Act (British Columbia)
Encore une fois, comme nous l’avons mentionné dans notre bulletin du 14 février 2013, les procédures de notification et d’accès devraient pouvoir être suivies par les sociétés de la Colombie-Britannique pour les assemblées de routine, pourvu que l’avis utilisé aux fins des procédures de notification et d’accès respecte les exigences de la loi de la Colombie-Britannique intitulée Business Corporations Act et des statuts de la société concernant le contenu de l’avis d’assemblée des actionnaires et son mode de transmission aux actionnaires.
