À compter du 13 juin 2019, la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « LCSA ») imposera aux sociétés fermées incorporées sous le régime fédéral (une « société ») de créer et de tenir un registre (le « registre ») des particuliers ayant un contrôle important (les « particuliers ayant un contrôle important »). Ce registre doit être conservé au siège social de la société ou en tout autre lieu au Canada désigné par les administrateurs.
Bien que les sociétés aient jusqu’au 13 juin 2019 pour se conformer à cette nouvelle exigence de tenue du registre, nous vous recommandons de commencer, dès que possible, à préparer ce registre obligatoire et à élaborer toutes les procédures internes nécessaires au respect continu de cette exigence. Pour vous y aider, nous joignons aux présentes un modèle de registre.
Le registre doit comprendre une liste exacte des particuliers ayant un contrôle important, c’est-à-dire :
- tout particulier qui exerce, le cas échéant, une influence directe ou indirecte ayant pour résultat le contrôle de fait de la société;
- tout particulier qui est le détenteur inscrit ou a la propriété effective de tout nombre d’actions équivalant à 25 % ou plus de la juste valeur marchande de l’ensemble des actions en circulation de la société, ou qui exerce un contrôle direct ou indirect ou a la haute main sur un tel nombre d’actions; et
- tout particulier qui est le détenteur inscrit ou a la propriété effective de tout nombre d’actions conférant 25 % ou plus des droits de vote attachés à l’ensemble des actions avec droit de vote en circulation de la société, ou qui exerce un contrôle direct ou indirect ou a la haute main sur un tel nombre d’actions.
Cette définition comprend tout particulier qui, relativement à un nombre important d’actions, i) est un détenteur inscrit; ii) est un propriétaire effectif; iii) exerce un contrôle direct ou indirect ou a la haute main sur ces dernières; ou iv) détient conjointement les actions de la société ou exerce conjointement un contrôle sur celles-ci.
Toutefois, la LCSA manque parfois de clarté quant au moment auquel tel ou tel actionnaire doit être inscrit au registre, mais la définition qui précède constitue un point de départ à l’interprétation des exigences relatives au registre.
Le registre doit également contenir les renseignements suivants au sujet de chaque particulier ayant un contrôle important :
- son nom, sa date de naissance et sa dernière adresse connue;
- sa juridiction de résidence, à des fins fiscales;
- la date à laquelle il est devenu un particulier ayant un contrôle important de la société et, le cas échéant, celle où il a cessé d’avoir cette qualité;
- une description de la manière dont il est un particulier ayant un contrôle important de la société, incluant, une description de ses droits ou intérêts relativement aux actions de la société;
- une description des mesures raisonnables prises par la société au cours de chaque exercice afin de s’assurer que les renseignements inscrits au registre sont exacts et exhaustifs;
- tout autre renseignement réglementaire (les règlements applicables restant à déterminer).
Lorsque la société demande aux actionnaires de fournir des renseignements, ils sont tenus de lui répondre avec exactitude, au meilleur de leur connaissance. De son côté, la société est tenue de créer et de tenir le registre, puis de le mettre à jour une fois par exercice, ainsi que dans les 15 jours après avoir pris connaissance de tout changement. Tout administrateur, dirigeant ou actionnaire qui contrevient sciemment à ces obligations est passible d’une amende maximale pouvant aller jusqu’à 200 000 $ ou d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à six mois, ou les deux, et toute société qui manque à ses obligations relatives au registre est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 5 000 $.
Corporations Canada a élaboré un document d’information générale destiné à servir de guide aux sociétés lors de la création de leur registre des particuliers ayant un contrôle important. D’autres documents seront également publiés à cette adresse aussitôt que plus de renseignements seront disponibles : https://ised-isde.canada.ca/site/corporations-canada/fr. Il est à noter que nous continuerons de suivre l’évolution de la législation et, s’il y a lieu, de vous fournir tous les conseils et renseignements à jour.
Par ailleurs, Corporations Canada s’attend à ce que toutes les sociétés se conforment à ces dispositions législatives modifiées dès leur entrée en vigueur. Aucun délai de grâce ne sera accordé aux sociétés en défaut.
