Mise à jour des lignes directrices concernant la divulgation de renseignements sur la diversité en vertu de la LCSA : Comment bien divulguer ces renseignements en vue de la prochaine saison des procurations

Le 7 février 2022, Corporations Canada a mis à jour ses lignes directrices relatives à la divulgation obligatoire de renseignements sur la diversité concernant les groupes désignés pour les sociétés ouvertes constituées en vertu des lois fédérales. Cette nouvelle mouture a été élaborée en fonction de l’information recueillie au cours des deux dernières années, soit après l’entrée en vigueur en janvier 2020 des exigences de divulgation de la diversité en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).

Après ces deux premières années de collecte de données, Corporations Canada a fourni aux entreprises des indications sur la façon dedivulguer leurs renseignements sur la diversité plus efficacement et de façon plus cohérente. Cet article résume les principaux éléments des lignes directrices et des exigences de divulgation de Corporations Canada et présente des considérations supplémentaires pour une meilleure divulgation de la diversité. 

Renseignements généraux : Exigences de divulgation de renseignements sur la diversité

Depuis la modification de la LCSA en janvier 2020, les sociétés fédérales ayant fait appel au public, y compris les émetteurs émergents inscrits à la cote de la Bourse de croissance TSX, doivent divulguer à leurs actionnaires et à Corporations Canada des renseignements sur la représentation des « groupes désignés » au sein de leur conseil d’administration et de leur équipe de haute direction, au minimum.

Les groupes désignés, tels que définis à l’article 3 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (Canada), sont les suivants :

• les femmes;
• les Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis);
• les personnes handicapées;
• les membres de minorités visibles.

De plus, les membres de la haute direction comprennent les postes suivants :

• le président et le vice-président du conseil d’administration;
• le président de la société;
• le chef de la direction et le chef des finances;
• un vice-président responsable de l’une des principales unités d’exploitation, divisions ou fonctions, notamment les ventes, les finances ou la production;
• toute personne exerçant un pouvoir de décision à l’égard des grandes orientations de la société.

Les sociétés fédérales ayant fait appel au public doivent se « conformer ou expliquer » dans leur divulgation les renseignements suivants :

• si la société a une politique écrite relative à l’identification et à la sélection d’administrateurs issus des groupes désignés et, le cas échéant, une description de la politique;
• si votre conseil d’administration ou votre comité de nomination tient compte de la diversité au sein du conseil d’administration pour identifier et sélectionner des candidats à l’élection ou à la réélection au conseil d’administration et, si oui, comment il s’y prend;
• si votre société tient compte de la diversité lors des nominations à des postes de la haute direction et, si oui, comment elle s’y prend;
• s’il existe des cibles pour la représentation des groupes désignés au sein du conseil d’administration et de la haute direction et, si oui, une description des progrès en vue de la réalisation des objectifs;
• le nombre et le pourcentage d’administrateurs provenant des groupes désignés au sein du conseil d’administration et de la haute direction;
• si la société a fixé des limites de mandat ou d’autres mécanismes de renouvellement du conseil d’administration.

Leçons apprises : L’ABC de la divulgation sur la diversité

Voici les six recommandations fournies par Corporations Canada dans les nouvelles lignes directrices ainsi que d’autres suggestions pratiques pour améliorer la conformité aux obligations de divulgation. 

1. Indiquer clairement la date de divulgation des renseignements sur la diversité. Des changements à la composition du conseil d’administration et de l’équipe de la haute direction peuvent être apportés tout au long de l’année. Par conséquent, il est important que les sociétés précisent si la divulgation des renseignements sur la diversité a lieu à la fin de leur exercice financier, à l’émission de la circulaire de la direction sollicitant des procurations, ou à toute autre date qu’elles jugent appropriée. Les sociétés peuvent choisir d’inclure différentes dates pour expliquer en quoi les renseignements sur la diversité sont différents selon le moment de l’année.
2. Divulguer et détailler votre politique écrite. Les sociétés doivent divulguer si elles ont adopté une politique écrite sur l’identification et la nomination de candidats qui sont membres de groupes désignés pour les postes d’administrateurs. Si une société n’a pas adopté ce type de politique écrite, elle doit l’indiquer et expliquer pourquoi elle ne l’a pas fait. Par exemple, certaines sociétés choisissent de souligner qu’elles ont amorcé des démarches pour adopter une politique écrite. Si une société décide de procéder de cette façon, elle doit veiller à ce que le processus soit terminé avant la prochaine période de divulgation afin de s’assurer d’une divulgation appropriée et de démontrer une certaine continuité.

Si la société a adopté une politique écrite, elle doit divulguer les renseignements suivants :

• un sommaire des objectifs et des principales dispositions de la politique;
• les mesures prises pour en garantir une mise en œuvre efficace;
• une description des progrès accomplis vers l’atteinte de ses objectifs au cours de l’année et depuis sa mise en œuvre
• une indication que le conseil d’administration ou son comité des candidatures mesure ou non l’efficacité de la politique et, s’il le fait, une description de la manière dont l’efficacité est mesurée.

1. Divulguer et expliquer la mesure dans laquelle la diversité est prise en compte dans la sélection de candidats pour des postes d’administrateurs et de membres de la haute direction. Les sociétés sont tenues de divulguer si elles ont pris compte de la diversité dans la sélection de candidats pour des postes d’administrateurs et, le cas échant, comment elles ont procédé. Certaines sociétés font appel à des organisations tiers qui ont passé en revue les candidats potentiels pour des postes d’administrateurs afin de les aider à recruter des candidats qualifiés possédant des compétences, des antécédents et une diversité variés au sein de leurs équipes.

De plus, les sociétés doivent indiquer si et comment elles tiennent compte des critères de diversité pour sélectionner des candidats à l’élection ou à la réélection au conseil d’administration. Dans le même ordre d’idées, les sociétés doivent mentionner si elles tiennent compte de critères de diversité dans les nominations aux postes de membres de la haute direction et, le cas échéant, expliquer comment elles le font.

Si une société ne tient pas compte des critères de diversité, elle doit expliquer pourquoi elle ne le fait pas.

1. Divulguer les cibles de diversité. Pour chacun des groupes désignés, les sociétés doivent divulguer si elles ont adopté ou non des cibles de représentation pour chacun des groupes désignés au sein du conseil d’administration et de la haute direction. Si c’est le cas, les sociétés doivent préciser l’échéance visée pour l’atteinte de la cible ainsi que les progrès réalisés vers l’atteinte de la cible au cours de l’année et depuis son adoption. 
2. Divulguer le nombre et le pourcentage de membres de chacun des groupes désignés. Les sociétés doivent indiquer le nombre et le pourcentage de membres de chacun des groupes désignés au sein du conseil d’administration et, séparément, de la haute direction.

Afin de bien connaître et comprendre la représentation et la diversité au sein du conseil d’une société, il est utile de distribuer un questionnaire auprès des administrateurs et les membres de la haute direction qui encouragera et permettra l’auto-identification. Parfois, les sociétés n’ont pas un portrait juste de la diversité au sein de leur conseil d’administration et de leur équipe de haute direction. La société devrait également préciser que les renseignements contenus dans la circulaire de procuration ont été recueillis au moyen de l’auto-identification.  

Il est recommandé de présenter les renseignements dans un tableau (voir ci-dessous un exemple de Corporations Canada) plutôt que de rédiger quelques phrases qui mettent uniquement en évidence les données sur un ou deux groupes désignés. Il est important que les sociétés indiquent le nombre total d’administrateurs ou de membres de la haute direction, puis le nombre et le pourcentage pour chaque groupe désigné et donnent également la date de la divulgation.

Nombre total d’administrateurs au sein du conseil d’administration et de l’équipe de la haute direction

Représentation des groupes désignés au sein du conseil d’administration

1. Divulger les limites de mandat des administrateurs. Les sociétés ont souvent en place des limites d’âge, des limites de mandat et d’autres mécanismes qui contribuent au renouvellement du conseil d’administration et permettent d’accroître la diversité, mais elles omettent parfois ces renseignements dans leur divulgation. Il est important d’identifier ces mécanismes puisqu’une société qui n’a pas adopté de limites de mandat ou d’autres mécanismes pour les administrateurs doit le préciser et expliquer pourquoi elle ne l’a pas fait.

Conclusion

La diversité gagne en importance au sein des organisations et dans le monde des affaires en général. Elle intéresse de plus en plus les actionnaires qui investissent dans une société et les autres parties prenantes qui font affaire avec elle ou qui envisagent de s’y associer. Une divulgation claire et cohérente des renseignements sur la diversité permet aux parties prenantes internes et externes de comprendre le processus d’une société et d’analyser comment et pourquoi la diversité au sein du conseil et de la haute direction est importante pour la société.

Les lignes directrices de Corporation Canada fournissent une méthodologie pour rendre la divulgation plus cohérente et permettre aux parties prenantes de mieux comprendre les renseignements communiqués et de comparer plus facilement les renseignements sur la diversité de différentes sociétés. 

Enfin, n’oubliez pas : une société doit déposer sa circulaire de sollicitation de procurations par la direction auprès de Corporations Canada, immédiatement après avoir déposé ses documents auprès des autorités en valeurs mobilières intéressées.

Virginia Schweitzer est coassociée directrice du bureau de Fasken à Ottawa. Avocate chef de file dans le domaine des fusions et acquisitions, elle a représenté des clients des secteurs technologique et minier à l’échelle de l’Amérique du Nord dans le cadre de premiers appels publics à l’épargne et d’opérations de fusion et acquisition. Elle a également conseillé des organismes sans but lucratif sur des questions de gouvernance.

Julien Frigon est stagiaire en droit au bureau de Fasken à Ottawa et titulaire d’un diplôme en common law et en droit civil de l’Université d’Ottawa. Il a pris part au développement du projet pro bono ID Clinic, a travaillé comme assistant de recherche et a contribué à la Revue de droit d’Ottawa.