L'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite (l'« ACOR ») a publié une nouvelle ligne directrice en matière de gouvernance sous forme de projet de consultation qui étend considérablement la portée de la ligne directrice initialement publiée en 2004. Cette dernière comprend une nouvelle et longue Foire aux questions.
La ligne directrice décrite dans la Ligne directrice no 4 de l'ACOR : Gouvernance des régimes de retraite (version modifiée) s'applique de manière volontaire, selon l'ACOR, et n'est pas conçue pour conférer des obligations et des responsabilités supplémentaires aux administrateurs de régime. Elle vise plutôt à aider les administrateurs à élaborer et à maintenir de bonnes méthodes de gouvernance. Elle correspond à une « norme d'excellence » des pratiques exemplaires que les administrateurs de régime devraient viser et est souvent considérée comme la norme à laquelle les tribunaux se réfèrent pour évaluer le rendement des administrateurs de régime. L'ACOR a mis en ligne un exemplaire du projet de ligne directrice (PDF).
Quoique les 11 principes de gouvernance demeurent inchangés et qu'ils soient encore de nature assez générale, il semble qu'une grande partie du nouveau contenu vise à donner des conseils pratiques et utiles aux administrateurs de régime, surtout les régimes offerts par les employeurs.
La ligne directrice souligne que l'administrateur de régime est un fiduciaire et fournit une explication juridique assez simple de ce que cela signifie, particulièrement dans le contexte des régimes de retraite offerts par les employeurs. La FAQ explique les différents rôles d'un employeur et d'un administrateur de régime par rapport à un régime de retraite et souligne l'importance de connaître la différence entre les deux. Pour l'essentiel, l'employeur est l'entité qui établit le régime de retraite et ses modalités, y apporte des modifications et y effectue des cotisations. Pour sa part, l'administrateur est l'entité qui a la responsabilité de la gestion du régime et qui doit s'assurer qu'il est conforme à toutes les exigences législatives, que toutes les cotisations sont faites lorsqu'elles sont exigibles, que les prestations sont payées et que les actifs du régime sont correctement investis.
De plus, la ligne directrice établit clairement la possibilité que des conflits découlent du fait du double rôle que peut jouer un répondant en tant qu'employeur et en tant qu'administrateur et que, le cas échéant, l'administrateur doive agir dans l'intérêt véritable des participants et des bénéficiaires. Afin de gérer les conflits d'intérêts potentiels, la ligne directrice recommande aux administrateurs de régime d'établir une politique qui définit une procédure appropriée pour divulguer et régler un conflit d'intérêts.
L'ACOR a toujours recommandé que les administrateurs établissent des objectifs de gouvernance, mais la signification de ce principe demeurait ouverte à interprétation. Ce n'est plus le cas. Le nouveau projet de ligne directrice précise que les administrateurs de régime doivent mettre en place un « cadre de gouvernance » qui définit les tâches et les fonctions précises de l'administrateur du régime, afin qu'il puisse remplir ses obligations fiduciaires, et qui explique comment l'administrateur compte s'acquitter de ces responsabilités.
Pour l'aider à définir ce cadre, l'ACOR a publié un tableau à remplir de trois pages portant sur les rôles et les responsabilités d'un régime de retraite à employeur unique. Le tableau peut être rempli pour indiquer qui assume quelles responsabilités, y compris non seulement les responsabilités de l'employeur, comme la conception et le financement du régime, mais aussi les responsabilités du fiduciaire, comme l'administration et le placement des actifs du régime. Sur le plan des responsabilités des personnes impliquées, le tableau énumère un nombre d'intervenants possibles, y compris un conseiller juridique, un actuaire, un responsable de la gestion des documents, un comité de retraite ou un conseil d'administration.
La FAQ comprend en outre des listes détaillées de ce que les rôles et responsabilités « typiques » du processus de gouvernance peuvent comprendre. Des listes distinctes sont fournies pour les régimes de retraite interentreprises, à cotisations déterminées et à prestations déterminées. Ces listes, ainsi que le tableau, doivent être adaptées aux régimes auxquels ils sont destinés, mais ils offrent un bon point de départ pour l'élaboration du cadre.
La ligne directrice précise que quoiqu'il soit approprié qu'un administrateur de régime délègue des tâches et des responsabilités variées à des tiers, comme des gestionnaires de placement et des sociétés d'assurance, il incombe toutefois à l'administrateur de continuer d'assumer la responsabilité fiduciaire du régime. Ceci illustre la nécessité pour l'administrateur de régulièrement surveiller le rendement de tous les intervenants impliqués dans le processus de gouvernance et de s'assurer qu'ils ont les qualifications, les ressources et l'expérience requises par leurs fonctions. La FAQ fournit des exemples de base du type de questions à poser pour évaluer le rendement. La ligne directrice énonce que les administrateurs de régime devraient également s'assurer que leurs mandataires ont une politique pour gérer et déclarer les conflits d'intérêts.
La ligne directrice comprend maintenant une liste du type de renseignements que les administrateurs de régime doivent avoir afin de s'assurer qu'ils acquittent leurs responsabilités fiduciaires. Elle insiste également sur la nécessité de suivre des formations continues sur les questions de gouvernance offertes par des experts internes ou externes.
Fait intéressant, l'ACOR ne suggère plus que les administrateurs fassent appel aux conseils de professionnels indépendants pour s'assurer que l'examen de gouvernance qu'ils mènent, tel que le questionnaire d'autoévaluation de l'ACOR, soit impartial. La ligne directrice ne dit rien sur ce point. Toutefois, elle suggère que l'administrateur partage les résultats d'un examen de gouvernance avec les participants.
L'ACOR recevra les commentaires sur le projet de ligne directrice jusqu'au 10 juin 2016 et ces commentaires seront tous publiés sur son site Web.
