C'est officiel! La Loi de 2017 pour l'équité en milieu de travail et de meilleurs emplois (plus communément appelée la « loi 148 ») a reçu la sanction royale et est désormais en vigueur. Comme nous en avons discuté précédemment, le projet de loi 148 apporte un certain nombre de changements importants à la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (la « LNE »), la Loi de 1995 sur les relations de travail et la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
En ce qui concerne la partie XIV de la LNE (Congés), la loi 148 apporte d'importantes modifications au droit au congé d'urgence personnelle. Elle créer aussi le congé en cas de violence familiale ou sexuelle.
Tous les employeurs exerçant des activités en Ontario doivent se renseigner au sujet de ces changements et il leur est conseillé de réviser leurs politiques existantes au sujet des droits aux congés afin de s'assurer qu'ils respectent la LNE. Dans de nombreux cas, les politiques devront être révisées pour se conformer au projet de loi 148 et, plus précisément, pour tenir compte du chevauchement entre les droits aux congés existants (p. ex. les congés de maladie payés) et le congé payé d'urgence personnelle ou en cas de violence familiale ou sexuelle.
Congé d'urgence personnelle
Avant le 1er janvier 2018, seuls les employés travaillant pour des employeurs employant régulièrement au moins 50 employés étaient admissibles, en vertu de la LNE, au congé d'urgence personnelle. Les employés admissibles avaient droit à jusqu'à 10 jours de congé sans solde assortis d'une protection de leur emploi, au cours de chaque année civile, pour cause de maladie, de blessure ou de certaines autres urgences ou affaires urgentes.
La portée du congé d'urgence personnelle est plutôt vaste. Il peut être utilisé pour l'une des raisons qui suivent :
- Une maladie, une blessure ou une urgence médicale personnelle;
- Le décès, une maladie, une blessure ou une urgence médicale d'un membre de la famille;
- Une affaire urgente qui concerne un membre de la famille.
La LNE définit un « membre de la famille » comme suit :
- Le conjoint de l'employé;
- Le père ou la mère ou le père ou la mère par alliance de l'employé ou de son conjoint ou le père ou la mère de la famille d'accueil de l'un ou de l'autre;
- Un enfant ou un enfant par alliance de l'employé ou de son conjoint, ou un enfant placé en famille d'accueil chez l'un ou l'autre;
- Un grand-parent, un grand-parent par alliance, un petit-enfant ou un petit-enfant par alliance de l'employé ou de son conjoint;
- Un beau-fils ou une belle-fille de l'employé;
- Un frère ou une sœur de l'employé;
- Un parent de l'employé qui est à la charge de ce dernier en raison des soins et de l'assistance qu'il reçoit.
À compter du 1er janvier 2018, la loi 148 modifiera de manière importante le droit à un congé d'urgence personnelle, comme suit :
- Tous les employés, sans égard à la taille de l'employeur, pourront désormais obtenir un congé d'urgence personnelle;
- Le droit au congé de dix jours sera maintenu, mais les employés ayant au moins une semaine de service auront désormais droit à un congé payé pour les deux premiers jours du congé d'urgence personnelle; les huit jours restants demeureront impayés;
- Il ne sera plus permis aux employeurs d'exiger un certificat provenant d'un praticien de la santé qualifié.
Ces modifications étendent non seulement la portée du congé d'urgence personnelle, mais, dans une certaine mesure, ils limitent également la capacité de l'employeur de vérifier le bien-fondé du droit de l'employé en exigeant une note d'un médecin. Toutefois, la loi 148 n'empêche pas à un employeur de demander un certificat médical, si l'absence est due à une maladie ou à une blessure plutôt qu'à une autre urgence non médicale. Bien entendu, si l'employé refuse de fournir un certificat médical, le congé ne peut lui être refusé.
Nonobstant ces changements, les employeurs conservent le droit d'exiger des éléments probants au soutien du droit au congé d'urgence personnelle. En d'autres termes, même si un employeur ne peut exiger qu'un employé présente un certificat d'un praticien de la santé qualifié, rien ne l'empêche de demander d'autres preuves probantes qui sont raisonnables dans les circonstances.
À titre d'exemple, lorsqu'un employé demande un congé d'urgence personnelle pour un rendez-vous médical inscrit à l'horaire, rien n'empêche l'employeur de demander une lettre de la réceptionniste du médecin confirmant que l'employé s'est effectivement présenté au rendez-vous. Si l'employé s'est présenté à l'hôpital pour obtenir des soins médicaux, l'employeur peut demander une copie du formulaire d'accueil ou d'admission plutôt qu'un certificat médical du médecin traitant. Les employeurs peuvent également demander des copies de reçus de stationnement (au cabinet d'un médecin, par exemple), des reçus d'une pharmacie pour des médicaments sur ordonnance ou même en vente libre, etc.
Pour tout dire, il existe de nombreux exemples d'éléments probants qui ne sont pas des certificats médicaux et qui peuvent être demandés par l'employeur au soutien du droit au congé de l'employé. Bien entendu, chaque scénario devra être examiné au cas par cas, car il n'existe simplement pas de solution universelle.
Il convient de noter que les employeurs pourront toujours exiger un certificat médical confirmant qu'un employé est apte à retourner au travail. Une distinction importante existe entre exiger une note d'un médecin pour confirmer qu'un employé est apte à retourner au travail et à exécuter l'essentiel de ses tâches, et exiger une note de médecin pour confirmer le droit à un congé d'urgence personnelle. La restriction se limite au second cas.
Pour terminer, les employeurs peuvent toujours exiger un certificat médical au soutien d'absences du travail aux fins de congés payés, qu'il s'agisse de congés de maladie ou de journées personnelles payées, qui dépassent les deux jours minimums prévus par la loi. À titre d'exemple, si un employeur offre jusqu'à cinq jours de congé de maladie payés par année civile, il peut exiger qu'un employé lui fournisse une note d'un médecin pour qu'il puisse être rémunéré pour les troisième, quatrième et cinquième jours. Si l'employé ne remet pas de certificat médical pour ces congés payés supplémentaires de maladie ou personnels, l'employeur peut refuser de payer l'employé (sous réserve des exigences de la politique sur les congés de maladie ou personnels en vigueur). Cela étant, conformément à la LNE, il doit néanmoins accorder un congé d'urgence personnelle sans solde dans ces circonstances.
La loi 148 aborde également le calcul de la « paie » d'un employé aux fins du congé d'urgence personnelle payé. Il énonce que l'employeur doit verser à l'employé la rémunération qu'il aurait gagnée s'il n'avait pas pris le congé. Si, à titre d'exemple, l'employé ne devait travailler que quatre heures le jour de son absence, l'employeur doit lui verser la rémunération habituelle qu'il aurait gagnée au cours de ce quart de travail de quatre heures. Si un second jour de congé d'urgence personnelle payé est utilisé plus tard, un jour où l'employé aurait travaillé huit heures n'eût été le congé, l'employeur doit lui verser sa rémunération habituelle pour les huit heures.
En ce qui concerne les journées partielles, la loi 148 prévoit que, si un employé prend un congé pour urgence personnelle, avec ou sans solde, pour toute partie d'une journée, l'employeur peut comptabiliser la journée comme étant une journée complète de congé.
Congé en cas de violence sexuelle ou familiale
À compter du 1er janvier 2018, un employé qui travaille pour l'employeur depuis au moins 13 semaines consécutives aura droit à un congé d'un maximum de 10 jours personnels et d'un maximum de 15 semaines si l'employé ou son enfant est victime de violence familiale ou sexuelle, ou s'il subit des menaces à cet égard.
Le congé de dix jours peut être pris un jour (ou une partie d'un jour) à la fois (par ex. pour assister à des rendez-vous médicaux).
Le but du congé de quinze semaines (ou parties de semaines) est de permettre d'aborder les situations qui exigent davantage de temps (par ex. pour prendre des dispositions en vue d'un déménagement). Il n'est pas nécessaire que le congé de quinze semaines soit pris de manière continue.
Il est important de noter que les cinq premiers jours par année civile d'un tel congé seront payés. Le reste du congé ne sera pas payé.
Le congé en cas de violence familiale ou sexuelle est offert dans une ou plusieurs des circonstances qui suivent :
- Obtenir des soins médicaux pour l'employé ou un de ses enfants à l'égard d'une blessure ou d'une incapacité de nature physique ou psychologique, causée par la violence familiale ou sexuelle;
- Obtenir des services d'un organisme offrant des services aux victimes pour l'employé ou un de ses enfants;
- Obtenir du counseling psychologique ou d'autres consultations professionnelles pour l'employé ou un de ses enfants;
- Déménager de façon temporaire ou permanente;
- Obtenir des services juridiques ou d'application de la loi, y compris se préparer en vue d'instances judiciaires civiles ou criminelles liées à la violence familiale ou sexuelle ou en découlant, ou participer à de telles instances.
Un employé ne peut se prévaloir de ce type de congé s'il a lui-même commis les actes de violence familiale ou sexuelle.
Tout comme dans le cas du congé d'urgence personnelle, l'employeur doit verser à l'employé la rémunération qu'il aurait gagnée s'il n'avait pas pris le congé.
Les employés doivent aviser l'employeur, à l'avance ou aussi rapidement que possible, du fait qu'ils prennent un tel congé.
L'employeur peut exiger que l'employé fournisse des éléments de preuve probante, raisonnables dans les circonstances, au soutien de son droit au congé. Le ministère du Travail n'a pas encore fourni de directives sur le genre d'éléments probants pouvant être raisonnables dans des circonstances liées à la violence familiale ou sexuelle. Il n'existe cependant aucune interdiction de demander un certificat médical au soutien du droit au congé de l'employé, comme c'est le cas pour le congé d'urgence personnelle.
Pour terminer, dans le cas où l'employeur exige une preuve probante au soutien du droit au congé de l'employé, il doit s'assurer de l'existence de mécanismes pour protéger la confidentialité des dossiers remis ou produits par l'employé et qui sont liés au fait que ce dernier prend ce genre de congé.
Perte des congés inutilisés
Les congés d'urgence personnelle ou en cas de violence familiale ou sexuelle sont « perdus » s'ils ne sont pas utilisés. Le droit à ces congés est toutefois restauré chaque année. Les congés ne peuvent ni être accumulés ni être mis en réserve et n'ont aucune valeur monétaire au cours de la relation d'emploi ni au moment de la fin d'emploi.
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