Les soumissionnaires doivent s'assurer de comprendre les exigences des demandes de soumissions et leurs soumissions doivent respecter ces exigences. Plus la soumission est précise et ciblée, plus grandes sont les chances d'obtenir le contrat.
Le fait que des exigences soient imprécises ne change rien à cette obligation des soumissionnaires et le fait de faire des suppositions relativement à une exigence ou sur ce que l'autorité en matière d'approvisionnement pouvait vouloir dire ouvre la porte aux erreurs.
Pour chaque exigence, il est indispensable de bien comprendre l'élément qui est évalué, comment cet élément est évalué, quel est le mode de notation et comment la note est accordée. Méfiez-vous des exigences imprécises et des termes qui ne sont pas définis ou qui peuvent avoir différentes significations. Par exemple, une exigence selon laquelle un produit ou un service doit respecter les « normes du secteur » est une exigence imprécise; alors qu'une exigence selon laquelle le soumissionnaire doit détenir la certification ISO 14001 est une exigence précise.
Les soumissionnaires qui adoptent une approche attentiste lorsqu'ils sont confrontés à des exigences imprécises courent le risque d'investir beaucoup de temps, d'efforts et de ressources dans une démarche qui sera infructueuse. Les soumissionnaires qui fournissent des réponses vagues parce qu'ils ne comprennent pas une exigence ou parce qu'ils tentent de dissimuler le fait qu'ils ne satisfont pas à une exigence, courent le même risque.
Lorsque les soumissions finales ont été déposées, les erreurs (à l'exception des erreurs administratives mineures) ne peuvent plus être corrigées. Les autorités en matière d'approvisionnement se réservent habituellement le droit de demander aux soumissionnaires des précisions au sujet de leurs soumissions. Toutefois, il ne faut pas oublier deux choses : l'exercice de ce droit est discrétionnaire, et le « processus de clarification » a une portée limitée et peut consister, par exemple, à demander où trouver une information précise dans une soumission. Les autorités en matière d'approvisionnement ne sont pas tenues de demander des précisions et si elles le font, les soumissionnaires ne peuvent pas modifier (corriger) leur soumission ni fournir de nouveaux renseignements[1].
La compréhension de ces concepts est essentielle pour avoir une chance d'obtenir un contrat. De nombreux soumissionnaires sont passés à côté d'occasions parce qu'ils n'ont pas tenu compte de ces obligations et de ces limitations.
Déterminer la clarté (ou l'imprécision) des exigences
Pour répondre à une demande de soumissions, il faut absolument commencer par lire intégralement les documents s'y rapportant, de noter quelles exigences sont obligatoires (et, en conséquence, non négociables) et quelles exigences ne sont pas obligatoires, et déterminer si les exigences sont claires. Les réviseurs des soumissions doivent être des experts dans les domaines dont font l'objet les parties qu'on leur demande de réviser. La rédaction des exigences et la préparation d'une soumission en réponse à ces exigences sont des processus complexes. Des erreurs pouvant biaiser les exigences ou les méthodes de notation peuvent se produire sans que l'auteur n'en soit responsable. Des suppositions inhérentes quant aux exigences peuvent mener à des suppositions inhérentes dans la préparation des soumissions. Les experts de votre équipe chargée de la préparation d'une soumission devraient être en mesure de déterminer, à tout le moins, les six éléments de base de chaque exigence : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi.
Lorsque l'équipe chargée de la préparation d'une soumission passe en revue une soumission, tenez-vous à l'affût d'observations comme « tout le monde sait ce que cela signifie » ou « cela signifie sans doute que » ou « c'est ce que ça doit vouloir dire parce que... ». Ce sont des indications que les réviseurs supposent que la façon dont ils comprennent une exigence correspond à la façon dont l'auteur voulait qu'elle soit comprise.
Quelle est la différence entre une exigence obligatoire et une exigence non obligatoire?
Une exigence obligatoire est une exigence qui doit être respectée pour qu'une soumission demeure dans la course pour l'obtention d'un contrat. La conformité à toutes les exigences obligatoires d'une demande de soumissions est l'un des piliers de l'intégrité de tout processus d'approvisionnement. La conformité aux exigences obligatoires sera évaluée de façon exhaustive et rigoureuse aux fins de choisir la soumission gagnante.
Dans les demandes de soumission, les autorités en matière d'approvisionnement identifient les exigences obligatoires en utilisant des mots tels que « doit » ou « devrait », ou mentionnent que si une exigence particulière n'est pas respectée, la soumission sera écartée ou ne sera pas l'objet d'un examen plus poussé.
La réponse à une exigence obligatoire doit confirmer que l'exigence est respectée à tous les égards. La demande de soumissions peut permettre à un soumissionnaire d'expliquer comment il respecte cette exigence, mais au fond la réponse à une exigence obligatoire ne peut être qu'affirmative ou négative, soit l'exigence est respectée soit elle ne l'est pas.
Dans les demandes de soumission, les exigences non obligatoires sont habituellement identifiées par des mots comme « peut » ou « pourrait » ou décrites comme des exigences qui sont facultatives et/ou qui procurent une valeur ajoutée. Les soumissionnaires doivent décrire en détail comment ils respectent une exigence et ils seront notés en fonction de la description fournie (le nombre de points accordés étant proportionnel à la mesure dans laquelle l'exigence est respectée).
Dans tous les cas où des points sont accordés, il est important de prendre note des exigences à l'égard desquelles un nombre minimum de points doit être obtenu (en d'autres termes, la « note de passage »). Dans ces situations, la note de passage est une exigence obligatoire et si elle n'est pas atteinte, ne serait-ce que par un seul point, la soumission sera écartée.
Utiliser le processus de questions et réponses à son avantage - clarifier des exigences imprécises ou vagues
Comme il a été mentionné précédemment, il incombe aux soumissionnaires de s'assurer qu'ils comprennent les exigences et de présenter une soumission qui les respecte. À cette fin, on leur donne la possibilité de soumettre des questions pendant la période de soumission. Pour préserver l'intégrité du processus de soumission, à cette étape, les communications se limitent généralement à des questions écrites soumises uniquement à l'autorité en matière d'approvisionnement.
Cette étape permet d'identifier quels éléments (qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi) ont été omis dans la description de l'exigence et quelles suppositions semblent devoir être faites pour comprendre l'exigence.
Les questions et les réponses sont habituellement communiquées à tous les soumissionnaires. Ceux qui soumettent des questions ne doivent pas l'oublier, sinon ils risquent de divulguer accidentellement des lacunes ou des atouts stratégiques de leur soumission.
Il est recommandé de soumettre les questions le plus tôt possible. Si la réponse fournie n'est pas suffisamment précise (ou si elle mène à d'autres questions), il sera encore temps de demander des précisions ou de poser d'autres questions, et il ne sera pas nécessaire d'apporter des corrections à la version finale de la soumission jusqu'à la toute dernière minute.
La plupart des demandes de soumissions prévoient une date limite pour soumettre des questions, habituellement entre sept et quatorze jours avant le dépôt des soumissions finales. Les autorités en matière d'approvisionnement pourraient ne pas répondre aux questions soumises après ce délai.
Faut-il examiner les projets de demandes de soumissions? - La question ne devrait même pas se poser...
Si des projets de demandes de soumissions sont publiés préalablement par une autorité en matière d'approvisionnement, il ne faut pas les ignorer. La possibilité d'examiner des demandes de soumissions à l'avance offre une chance en or de bien comprendre les exigences, de transmettre aux autorités des commentaires sur les exigences, d'identifier les exigences qui sont imprécises, et de décider de consacrer ou non le temps, l'énergie et les ressources nécessaires au dépôt d'une soumission.
Pendant cette période, les autorités en matière d'approvisionnement peuvent interagir plus ouvertement avec les soumissionnaires et peuvent même rencontrer individuellement des soumissionnaires qui souhaitent obtenir des précisions de façon confidentielle. C'est une excellente occasion d'avoir des discussions franches et ouvertes avec les autorités en matière d'approvisionnement, sans risquer de divulguer des renseignements commerciaux sensibles à des concurrents.
Les projets de demandes de soumissions devraient toujours être analysés avec le même soin que la version finale. L'examen des projets de demandes de soumissions permet notamment de retenir les services des experts qui participeront à la préparation de la version finale de la soumission.
Tel qu'il est mentionné plus haut, lorsque le processus de soumission est officiellement commencé, les soumissionnaires sont assujettis au processus plus restrictif des questions et réponses s'ils veulent obtenir des précisions sur des exigences. Il est alors beaucoup plus difficile de faire apporter des modifications importantes à des exigences.
Principaux points à retenir
Des exigences imprécises peuvent amener les soumissionnaires à naviguer dans des eaux troubles.
Une soumission qui présente quelques irrégularités mineures ne devrait pas être écartée si elle respecte toutes les conditions importantes d'une demande de soumissions, mais une soumission qui ne respecte pas clairement une exigence sera généralement écartée, s'il s'agit d'une exigence obligatoire, ou recevra généralement une note très basse, s'il s'agit d'une exigence notée.
Puisqu'il incombe toujours aux soumissionnaires de s'assurer de comprendre les exigences des demandes de soumissions et de déposer une soumission qui respecte ces exigences, le fait de ne pas demander de précisions pendant le processus de soumission peut avoir une incidence sur les chances de réussite d'une contestation, par un soumissionnaire, du refus de lui accorder un contrat.
Afin de naviguer sans problème, les soumissionnaires doivent être proactifs et profiter des occasions qui leur sont données d'obtenir des précisions et de bien comprendre les exigences. La préparation et la présentation de demandes de précisions est un art et une science, et elles font partie intégrante d'une stratégie d'approvisionnement fructueuse. Le succès d'une telle stratégie repose également sur la possibilité
de travailler avec des avocats qui possèdent des connaissances et de l'expérience dans ce domaine et qui peuvent fournir des conseils en matière de planification stratégique à toutes les étapes du processus.
[1] Il arrive parfois que la structure de la demande de soumissions permette un processus de clarification plus flexible, comme dans le cas d'un processus d'évaluation par étapes ou lorsqu'une autorité en matière d'approvisionnement a prévu une « clause de réserve ». Nous aborderons ces situations dans de prochains bulletins.
