À la lumière de la fermeture partielle dans la province de tous les services non essentiels dans le contexte de la crise de la COVID-19 qui est en rapide et constante évolution, les entreprises québécoises peuvent se demander quels services Corporations Canada et le Registraire des entreprises (le « REQ ») offrent encore et quelles sont les incidences de la crise sur les délais de traitement quant à ces services. Étant donné le volume élevé de demandes que nos équipes ont traitées quotidiennement avec ces entités gouvernementales depuis le début de l'éclosion au Canada, nous sommes heureux de partager avec vous notre expérience de l'incidence de la COVID-19 sur leurs activités. Plus particulièrement, nous souhaitons vous informer des services qui demeurent disponibles à l'égard des constitutions ou autres réorganisations et modifications de documents d'entreprises, et si les obligations de dépôts des documents d'entreprises ont été touchées. Veuillez noter que nous ferons de notre mieux pour mettre à jour ces informations au fur et à mesure que la situation évolue.
Services non affectés
Comme bonne nouvelle, Corporations Canada et le REQ restent ouverts, leurs employés travaillant à domicile. Ainsi, la grande majorité des services gérés et offerts par les deux organismes continuent d'être offerts en ligne, notamment :
Les constitutions
Tous les services liés à la création d'une entreprise demeurent disponibles, et nos équipes n'ont pas noté de retards inhabituels dans les délais de traitement de tels services, lesquels comprennent notamment ce qui suit :
- Constitutions;
- Immatriculations.
Les mises à jour annuelles
Tous les services liés aux dépôts annuels demeurent disponibles, et nos équipes n'ont pas noté de retards inhabituels dans les délais de traitement de tels services, lesquels comprennent notamment ce qui suit :
- Le dépôt de rapports annuels (pour les sociétés constituées sous le régime fédéral);
- Les obligations relatives aux mises à jour annuelles (pour les sociétés constituées sous le régime du Québec). Une bonne nouvelle pour les entreprises sous ce chapitre est l'adoption par le REQ le 16 avril 2020 d'une mesure d'allègement concernant la date limite de paiement des droits annuels d'immatriculation pour l'année 2020. Ainsi, pour toutes les entreprises dont la date de fin de production de la déclaration de mise à jour annuelle se situe entre le 13 mars 2020 et le 31 août 2020, le REQ a décidé de reporter la date limite de paiement des droits d'immatriculation au 1er septembre 2020. Cette mesure s'harmonise notamment avec celle de Revenu Québec, qui reporte également au 1er septembre 2020 la date limite pour payer tout solde d'impôt, de cotisations ou de droits annuels d'immatriculation au registre des entreprises relativement à la déclaration de revenus pour l'année d'imposition 2019.
Réorganisations d'entreprises
Tous les services liés aux réorganisations d'entreprises demeurent disponibles, et nos équipes n'ont pas noté de retards inhabituels dans les délais de traitement de tels services, lesquels comprennent notamment ce qui suit :
- Les continuations de sociétés fédérales en sociétés québécoises;
- Les prorogations de sociétés québécoises en sociétés fédérales;
- Tous les services liés à la modification de structures d'entreprise.
Fusions
Tous les services liés aux fusions demeurent disponibles, et nos équipes n'ont pas noté de retards inhabituels dans les délais de traitement de tels services. À noter par ailleurs que les déclarations solennelles requises pour les fusions peuvent dorénavant être obtenues par voie électronique.
Arrangements
Tous les services et délais habituels liés aux arrangements sont maintenus.
Dissolutions
Tous les services liés aux dissolutions ou aux radiations sont maintenus.
Services affectés
Au niveau du REQ, les copies de documents antérieurs à 2009 se trouvent sur support papier seulement; ainsi, les demandes pour les obtenir ne seront traitées qu'au retour physique au travail des employés du REQ. Si vous avez besoin de copies de documents dont la période porte à la fois avant et après 2009, il est recommandé de faire deux demandes distinctes, soit une demande pour chaque période. Le REQ pourra traiter plus rapidement la demande relative à la période postérieure à 2009.
De plus, toujours au niveau du REQ, il est à noter que le traitement des documents qui ne sont pas déposés électroniquement (c'est-à-dire les dépôts dit « papier » envoyés par courriel ou par la poste) vient tout juste de reprendre après plusieurs semaines d'arrêt complet. Des délais inhabituels sont donc à prévoir dû au retard accumulé pendant l'arrêt; mais il est heureux que le REQ ait trouvé une solution pour reprendre graduellement le traitement de ce type de demande puisqu'à l'origine, le traitement ne devait se faire qu'au retour au travail dans les lieux physiques. Si nécessaire, pensez à demander un service prioritaire lorsque possible afin de réduire les délais. À noter que ces dépôts non électroniques peuvent notamment inclure le dépôt de statuts de modification visant à corriger des statuts, le dépôt de demandes d'autorisation à se proroger ou encore le dépôt de documents de constitution d'un organisme à but non lucratif (OBNL).
Continuation des affaires pour les autorités
Le REQ
Le REQ restera ouvert, ses employés travaillant à domicile. Tous les services en ligne demeurent disponibles, mais le REQ a prévenu que certains retards pourraient être observés quant au traitement de demandes. Nos équipes n'ont jusqu'à présent, pas noté de retards inhabituels dans le traitement de demandes.
Voici l'ordre de priorité que le REQ suivra dans le traitement des demandes pendant la durée de la crise :
- Les services liés aux entreprises en phase d'organisation : enregistrements, constitutions, révocations ou annulations d'enregistrements, continuations, fusions et lettres patentes;
- Autres demandes présentées dans le cadre du traitement prioritaire;
- Demandes de certificats d'attestation ou de copies de documents (à partir de 2009).
Corporations Canada
Corporations Canada restera également ouvert, tous ses employés travaillant à domicile. L'organisme a garanti que toutes les demandes en ligne seront traitées, mais a également prévenu que des délais plus longs pourraient être encourus. Nos équipes n'ont jusqu'à présent, pas noté de retards inhabituels dans le traitement de demandes.
Conclusion
À l'exception de l'accès limité aux documents d'entreprises antérieurs à 2009 et aux délais inhabituels dans le traitement de documents non électroniques, quant au REQ, ce dernier et Corporations Canada ont, jusqu'à présent, réussi à maintenir tous leurs services sans délais supplémentaires. Ainsi, les exigences de dépôts des entreprises et les obligations de mettre à jour les renseignements d'entreprise doivent être respectées. Veuillez noter que la situation évoluant quotidiennement, nous mettrons à jour ce bulletin dans la mesure du possible.
