Le 26 avril 2020, suivant l'état d'urgence sanitaire déclaré le 13 mars 2020 (l'« état d'urgence ») et afin de protéger la santé de la population québécoise dans le contexte de la pandémie de la COVID-19, la ministre de la Santé et des Services sociaux a adopté l'arrêté ministériel numéro 2020-029 en vertu de la Loi sur la santé publique (l' « Arrêté »).
Tel que confirmé par la ministre de la Justice et procureure générale du Québec par l'entremise d'un communiqué émis le 27 avril 2020, l'Arrêté autorise temporairement toute réunion, séance ou assemblée qui a lieu en personne (une « réunion ») à être tenue à l'aide d'un moyen permettant à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux.
Les assemblées (une « assemblée ») des sociétés par actions constituées sous la Loi sur les sociétés par actions (Québec) (la « LSAQ »), des personnes morales sans but lucratif constituées en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies (la « Loi sur les compagnies ») et des coopératives, qu'elles soient constituées en vertu de la Loi sur les coopératives ou d'une loi constitutive qui leur est propre (collectivement, les « Lois régissant les coopératives »), se qualifient notamment à titre de réunions au sens de l'Arrêté.
Ainsi, les mesures prévues à l'Arrêté ont préséance sur les dispositions de la LSAQ, de la Loi sur les compagnies et des Lois régissant les coopératives, autorisant temporairement la tenue d'une assemblée virtuelle pour les sociétés, les personnes morales sans but lucratif ou les coopératives dont le règlement intérieur, la loi constitutive ou l'acte constitutif, selon le cas, interdirait la tenue d'une telle assemblée, pourvu que tous les membres puissent communiquer immédiatement entre eux.
De plus, en vertu de l'Arrêté, dans l'éventualité où un vote par scrutin secret doit être tenu à une assemblée, celui-ci pourra être tenu par tout moyen de communication convenu par toutes les personnes ayant droit de vote à l'assemblée ou, à défaut, par tout moyen permettant de recueillir les votes de façon à ce qu'ils puissent être vérifiés subséquemment tout en préservant le caractère secret du vote.
Les mesures prévues à l'Arrêté seront applicables pour une durée limitée, soit jusqu'à la fin de la période d'état d'urgence, après quoi les dispositions de la LSAQ, de la Loi sur les compagnies et des Lois régissant les coopératives retrouveront leur caractère exécutoire. Par conséquent, seules les assemblées qui auront lieu lorsque l'Arrêté sera en vigueur pourront se prévaloir de cette exception.
Notez que cet Arrêté n'est pas applicable aux sociétés, coopératives, organismes à but non lucratif ou autres entités régies par d'autres lois que celles adoptées par le Parlement du Québec, notamment les sociétés par actions régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions ainsi que par les lois corporatives des autres juridictions canadiennes et étrangères. Pour davantage d'information à cet égard, nous vous invitons à consulter l'avis publié par Corporations Canada le 26 mars 2020 applicable aux sociétés de juridiction fédérale, ainsi que les articles publiés par Fasken portant sur les sociétés régies par les lois de l'Ontario et de la Colombie-Britannique.
Pour une analyse juridique plus approfondie des assemblées annuelles des actionnaires virtuelles, nous vous invitons à consulter les articles suivants (disponibles en anglais seulement) :
- How to Self-Quarantine your Corporation's AGM in the Context of COVID-19
- Diving Deeper: AGM Developments in the Context of COVID-19
- Bringing Your Annual Meetings into the Digital Age – Two Years Later
- Virtual AGM proxy season key takeaways to date
Réserve : Ce bulletin est d'application générale et dépend notamment des faits particuliers de chaque cas; certains critères peuvent être précisés et le droit peut être modifié depuis la publication de ce bulletin.
Les auteurs souhaitent remercier Nathalie-Anne Béliveau et Jean Michel Lapierre pour leur contribution.
