La pandémie de COVID-19 a contraint presque tout le monde au télétravail. Pour quelques rares chanceux, ce processus s'est avéré simple. Mais pour la grande majorité, il a fallu procéder à une réorganisation et à une restructuration importantes des opérations.
La confidentialité et la sécurité des renseignements constituent un élément important de la « nouvelle normalité ». Cependant, les organisations qui traitent avec le gouvernement fédéral et qui sont assujetties au Programme de sécurité des contrats (PSC) ou au Programme des marchandises contrôlées (PMC) – les deux principaux programmes de sécurité du gouvernement fédéral pour les organisations qui traitent avec celui-ci – doivent toutefois prendre en compte d'autres facteurs importants.
Les deux programmes ont des objectifs sous-jacents similaires, à savoir la protection des biens, des données et des renseignements sensibles du gouvernement (renseignements et biens du gouvernement), mais chacun a des exigences distinctes et particulières qui sont également des conditions importantes de tout marché public. Le non-respect de ces exigences est réputé constituer une violation de contrat qui peut entraîner la résiliation immédiate du marché.
Le Programme de sécurité des contrats (PSC)
Géré par la Direction de la sécurité industrielle canadienne, le PSC :
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Protège les actifs et les renseignements sensibles des gouvernements canadien et étrangers détenus par les entreprises du secteur privé qui traitent avec le gouvernement fédéral
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Prévoit des enquêtes de sécurité pour les organisations, ainsi que leur personnel, qui souhaitent obtenir l'accès aux renseignements et biens gouvernementaux de nature délicate
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Décide des conditions de sécurité qui sont incluses dans les marchés publics
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S'assure du respect par les contractants des exigences de sécurité de ses marchés
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Suspend et révoque les inscriptions au PSC
Les obligations varieront en fonction du niveau de sécurité attribué aux renseignements et biens du gouvernement, mais comprendront toujours ce qui suit :
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Processus/protocoles obligatoires de gestion, d'accès , de sauvegarde et de destruction des renseignements
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Vérifications de fiabilité et attestations de sécurité pour les organisations, leur personnel et les responsables de la sécurité, avant l'accès aux renseignements ou biens du gouvernement
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Obligations de déclaration, y compris la notification d'un changement de propriété ou de contrôle
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Évaluation des installations et (si nécessaire) inspections avant le transfert de renseignements ou biens du gouvernement vers ces installations
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Inscription des sous-traitants qui recevront, traiteront ,stockeront ou accéderont aux renseignements ou biens du gouvernement, pour chaque contrat de sous-traitance (par exemple, si une organisation qui traite avec le gouvernement a recours au même sous-traitant pour plusieurs contrats, le sous-traitant doit avoir une attestation de sécurité valide pour chaque contrat).
Programme des marchandises contrôlées (PMC)
Géré par la Direction des marchandises contrôlées, le PMC :
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Réglemente l'importation, l'exportation et l'accès à des biens et à des données techniques ayant une importance militaire ou nationale en matière de sécurité
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Gère les inscriptions ou les exemptions des personnes et des organisations
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Effectue des évaluations de sécurité et des inspections, enquête sur les atteintes à la sécurité
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Suspend et révoque les inscriptions au PMC
Les obligations du PMC dépendront de la personne ou de l'organisation en cause, mais comprendront toujours :
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Inscription au PMC, sauf si la personne ou l'organisation est exemptée ou exclue de l'inscription, et réception des autorisations préalables à l'accès
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Obtention des attestations des employés et maintien de la formation des employés, et préparation et exécution des plans de sûreté relatifs à la possession, à l'examen et au transfert des marchandises contrôlées
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Obligations de déclaration, y compris la notification de tout changement apporté aux renseignements initiaux sur l'inscription, comme un changement de propriété ou des marchandises contrôlées
Que devons-nous faire maintenant?
Si votre entreprise est assujettie au PSC :
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Votre inscription au PSC et les consignes de sécurité de votre organisation détermineront si le télétravail est autorisé en ce qui concerne les renseignements et biens du gouvernement
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Si l'inscription au PSC et les consignes de sécurité de l'organisation ne permettent pas aux employés en télétravail d'accéder aux renseignements ou biens du gouvernement, les attestations de sécurité des personnes et des installations doivent être obtenues avant tout accès aux renseignements ou biens du gouvernement
Travaux publics et Approvisionnement Canada (TPAC) a confirmé qu'à la lumière des fermetures de bureaux gouvernementaux dues à la pandémie, le télétravail pourrait être autorisé si les exigences de sécurité peuvent encore être satisfaites. L'administrateur technique à la clientèle est responsable de ces décisions.
Si votre entreprise est assujettie au PMC :
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L'installation où des marchandises contrôlées sont examinées, possédées ou transférées doit être évaluée et obtenir une attestation du PMC à l'avance
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L'accès à distance doit être examiné par le responsable désigné du PMC pour les inscrits avant d'être approuvé (et ne sera accordé que si nécessaire). Il est à noter que tout accès à distance doit être prévu dans le plan de sûreté des inscrits au PMC pour chaque personne qui peut examiner, posséder ou transférer des biens contrôlés (et ce plan de sûreté doit être approuvé par le PMC)
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Le plan de sûreté doit prévoir des protocoles pour empêcher l'examen, la possession ou le transfert non autorisés de marchandises contrôlées dans le cadre de scénarios de télétravail
Les exigences de chaque programme doivent être examinées attentivement à la lumière de la situation et des obligations de chaque personne ou organisation inscrite, y compris les obligations particulières et spécifiques imposées par le programme et le contrat applicable. Les conséquences de la non-conformité peuvent être graves – un manquement aux exigences de l'un ou l'autre des programmes constitue une violation automatique au contrat, et l'autorité contractante n'est pas tenue de prévoir un délai pour remédier au manquement avant de mettre fin au contrat. En outre, une violation des exigences du PMC peut constituer une infraction punissable par voie de déclaration sommaire de culpabilité ou un acte criminel en vertu de la Loi sur la production de défense, entraînant des amendes importantes et/ou une peine d'emprisonnement.
À la date de publication du présent bulletin, les services gouvernementaux liés au PSC et au PMS continuent d'accuser un retard. Des renseignements actualisés sur chaque programme sont disponibles à l'adresse suivante : Continuté des services de SPAC.
Nous publions régulièrement des mises à jour sur le site Web du bulletin du groupe de pratique Approvisionnement, afin de suivre l'évolution des besoins et des pratiques du gouvernement fédéral pour lutter contre cette pandémie.
Marcia Mills est cochef du groupe de pratique Droit de la sécurité nationale de Fasken et avocate-conseil en matière d'approvisionnement, de marchés publics, de commerce et de technologies de l'information au bureau de Fasken à Ottawa. Comptant plus de 20 ans d'expérience dans les secteurs privé et public, elle fournit aux clients des conseils juridiques et stratégiques à l'égard de tous les aspects des marchés publics et des questions de sécurité nationale, y compris le Programme de Sécurité des Contrats et le Programme des Marchandises Contrôlées.
Shannon Kristjanson est avocate au bureau d'Ottawa de Fasken. Elle pratique dans les domaines de l'approvisionnement, de la sécurité nationale et du droit des sociétés.
