Même si la pandémie de COVID-19 se poursuit partout au pays, les mesures d’urgence en vigueur du 13 mars 2020 au 31 décembre 2020 permettant aux sociétés par actions, aux organisations à but non lucratif et aux coopératives fédérales (ensemble, les « entités fédérales ») de proroger le délai pour convoquer une assemblée annuelle (l’« assemblée ») et présenter leurs états financiers sont arrivées à échéance. Par conséquent, les entités fédérales doivent à nouveau se conformer aux règles habituelles prévues par la loi, c’est-à-dire :
• convoquer une assemblée au moins une fois dans l’année civile et au plus tard 15 mois suivant l’assemblée précédente; et
• présenter les états financiers pour la période commençant immédiatement après la fin du dernier exercice complété (ou à partir de la date de constitution si l’entité n’a pas complété un exercice dans les six mois précédant la date de l’assemblée).
Les administrateurs d’une entité fédérale qui ne se conforment pas aux délais de convocation ou de tenue d’une assemblée pourraient se voir imposer des sanctions pénales.
Alors que la pandémie de COVID-19 ne semble pas prête à ralentir et que les restrictions concernant les rassemblements et les mesures de distanciation sociales demeurent en place, le gouvernement fédéral a proposé trois options aux entités fédérales pour qu’elles soient en mesure de respecter les exigences prévues à la Loi canadienne sur les sociétés par actions, à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et à la Loi canadienne sur les coopératives en ce qui a trait aux assemblée et à la présentation des états financiers :
Assemblée virtuelles
La tenue de l’assemblée de façon virtuelle, en totalité ou en partie, par conférence audio ou vidéo, pourrait être autorisée selon les règlements administratifs de votre entité fédérale. Dans le cas contraire, les administrateurs d’une entité fédérale ont généralement l’autorité de modifier les règlements administratifs pour permettre des assemblées virtuelles. Ces modifications demeureraient en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée des actionnaires ou des membres, le cas échéant, lors de laquelle les modifications pourront être confirmées ou rejetées, ce qui se fait généralement à la majorité simple (50 % + 1) des actionnaires ou des membres, selon le cas.
Les personnes qui participent à des assemblées virtuelles ou partiellement virtuelles peuvent voter électroniquement, dans la mesure où :
• ce n’est pas interdit par les règlements administratifs de l’entité fédérale;
• les moyens de communication utilisés permettent à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux; et
• les votes sont recueillis de sorte qu’ils puissent être vérifiés, comptés et présentés tout en maintenant la confidentialité du vote.
Résolution écrite tenant lieu d’une assemblée
Les entités fédérales de petite taille dont les actionnaires ou les membres, le cas échéant, sont moins nombreux peuvent choisir d’adopter des résolutions écrites plutôt que de tenir une assemblée. Tous les actionnaires ou tous les membres (le cas échéant) pouvant exercer leur droit de vote à l’assemblée doivent signer lesdites résolutions écrites, approuvant ainsi les questions qui auraient été à l’ordre du jour de l’assemblée. Ces questions incluent, au minimum :
• l’élection des administrateurs;
• l’examen des états financiers de l’entité fédérale; et
• la nomination ou la renonciation à nommer un vérificateur ou un expert-comptable.
Lorsque la résolution est signée par tous les actionnaires ou les membres (le cas échéant) ayant un droit de vote, sa validité est la même que si elle avait été approuvée lors d’une assemblée annuelle, ce qui permet à l’entité fédérale d’éviter la tenue d’une assemblée en personne.
Report d’une assemblée
Les organisations à but non lucratif fédérales peuvent effectuer une demande de prolongation des délais pour convoquer une assemblée à Corporations Canada lorsqu’il est désavantageux pour elle de convoquer une assemblée dans les délais prescrits. Les demandes peuvent être présentées en ligne ou par courriel à l’adresse IC.corporationscanada.IC@canada.ca au moins trente (30) jours ouvrables avant la date où l’avis de convocation doit être envoyé aux membres. Corporations Canada estimera qu’il y a peu ou pas de préjudice aux membres dans les situations suivantes :
• les membres ont encore accès aux renseignements actuels requis; et
• l’organisation communique suffisamment à ses membres la prolongation du délai pour convoquer une assemblée et la manière dont celle-ci influence leurs droits en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif;
Pour obtenir plus de renseignements à ce sujet, consulter la page Web de Corporations Canada : « Prolongation des délais pour convoquer une assemblée annuelle des membres »
Quant à elles, les sociétés par actions fédérales et les coopératives devront obtenir l’approbation du tribunal pour prolonger le délai de convocation d’une assemblée.
Vous souhaitez en savoir plus?
Plusieurs options sont à votre disposition pour tenir votre assemblée tout en contribuant à freiner la propagation de la COVID-19. Les professionnels de Fasken pourront vous aider à choisir la meilleure option en fonction de vos besoins. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide concernant la convocation et la tenue de l’assemblée de votre entité fédérale, veuillez communiquer avec Guillaume Saliah ou Dierk Ullrich.
Mise en garde : Ce bulletin est d’application générale et dépend notamment des faits particuliers de chaque cas et des règlements administratifs de l’entité fédérale; certains critères peuvent être précisés et le droit peut être modifié depuis la publication de ce bulletin.
