Bien que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)[1] ait annoncé en juin que les modifications au processus d’enquête du Programme de sécurité des contrats (PSC) entreraient en vigueur le 1er septembre, des associations ont réussi à freiner le déploiement[2] de certaines modifications prévues. À la date de publication du présent bulletin, l’entrée en vigueur des modifications aux enquêtes de sécurité sur le personnel que nous aborderons ci-dessous est toujours prévue pour le 4 octobre.
Ces modifications ont le potentiel d’avoir une incidence considérable sur les personnes actuellement inscrites au PSC, sur les demandes d’inscription en cours et sur les soumissionnaires et sous-traitants éventuels.
Nous vous présentons ci-dessous les changements les plus importants qui ont été proposés et nous soulevons des questions que devraient étudier les entrepreneurs et les sous-traitants qui font affaire avec le gouvernement fédéral.
Abolition des enquêtes générales de sécurité sur le personnel et sur l’organisation
- Une mise à jour ou un relèvement de la cote de fiabilité ou de sécurité sera effectué par le PSC uniquement si une telle demande est requise pour participer au processus d’approvisionnement ou si l’organisation obtient un contrat, une sous-traitance ou un bail comportant des exigences de sécurité. Autrement, les organisations ne peuvent exiger de nouvelles enquêtes de sécurité sur le personnel ni réactiver, dupliquer, transférer, mettre à jour ou relever les cotes de sécurité de leur personnel.
- Si une vérification d’organisation désignée (VOD) ou une attestation de sécurité d’installation (ASI) doit être renouvelée, le PSC déterminera si son renouvellement est nécessaire avant d’y procéder (p. ex., si une soumission a été déposée, ou si des enquêtes de sécurité sont requises en raison de contrats, de contrats de sous-traitances ou de baux existants). Si le renouvellement n’est pas jugé pertinent, l’inscription de l’organisation et les enquêtes de sécurité sur le personnel qui y sont associées et qui ne sont plus nécessaires seront révoquées.
Aux termes de la procédure actuelle, les organisations et les personnes reçoivent des attestations de sécurité pour une période définie (selon le niveau de sécurité demandé et octroyé). Cette approche « mur à mur » fait en sorte que les entreprises peuvent réaffecter les membres de leur personnel à d’autres projets et contrats fédéraux au besoin. L’approche est aussi particulièrement utile aux petites et moyennes entreprises qui pourraient ne pas disposer des ressources humaines et des infrastructures commerciales nécessaires pour entreprendre l’exercice intensif de collecte de données qu’exige une approche « contrat par contrat » (non seulement pour le processus de demande, mais aussi pour le suivi des enquêtes de sécurité par rapport aux contrats en cours).
Même si une entreprise est en mesure d’affecter des ressources au processus d’enquête de sécurité pour chaque nouveau contrat, il reste la question des sous-traitants. Selon la procédure actuelle, les entrepreneurs principaux doivent « parrainer » les sous-traitants lors du processus d’enquête de sécurité. L’approche « contrat par contrat » entraînera davantage de délais, puisque l’entreteneur principal doit obtenir sa propre attestation avant de pouvoir parrainer ses sous-traitants dans le cadre de chaque contrat.
En plus du temps et des ressources que devront déployer les entreprises du secteur, cette nouvelle façon de faire pourrait avoir un effet imprévu pour le gouvernement fédéral. L’entrepreneur – et le client gouvernemental – devra dorénavant attendre d’obtenir les nouvelles enquêtes de sécurité (ce qui peut prendre des mois) avant de pouvoir réaffecter son personnel, étendre ou modifier la portée des travaux de certains projets ou entamer de nouveaux projets. Prévoir un délai pour réaliser les enquêtes de sécurité deviendra essentiel lors de l’élaboration des échéanciers de projet. Étant donné que le processus d’enquête de sécurité est mené par SPAC, le temps requis pour recevoir les attestations sera vraisemblablement ajouté aux frais encourus par le gouvernement fédéral et qui lui sont facturés.
Membres du personnel : justifier la demande d’enquête de sécurité avant d’obtenir l’attestation (toujours prévu pour le 4 octobre)
La section A du formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel[3] sera modifiée. Les agents de sécurité d’entreprise (ASE) devront justifier leurs demandes d’enquête de sécurité sur le personnel, et ce, pour chaque contrat. Une demande d’enquête de sécurité non justifiée ou qui ne peut pas être validée sera refusée.
Les renseignements disponibles ne permettent pas d’affirmer avec certitude si les ASE doivent soumettre plusieurs formulaires lorsqu’un membre du personnel concerné est affecté à plusieurs contrats en parallèle. Le PSC prévoit actuellement que les demandes d’enquête de sécurité doivent être associées au contrat auquel l’employé consacrera le plus de temps. Or, cette méthode va à l’encontre du passage aux enquêtes de sécurité réalisées « contrat par contrat » et en conséquence, une personne pourrait ne pas avoir obtenu d’attestation pour ses autres contrats, ou elle pourrait perdre complètement son attestation si le contrat pour lequel l’enquête de sécurité a été demandée prend fin avant un autre contrat et que le PSC révoque l’attestation, car aucun autre contrat n’est inscrit dans la demande.
Soumissionnaires canadiens
- Les soumissionnaires ne devront plus détenir une autorisation de sécurité en bonne et due forme au moment de la soumission.
- Si un soumissionnaire demande l’accès à des renseignements protégés ou classifiés dans le cadre de la préparation de sa soumission, il recevra une attestation de sécurité provisoire. Celle-ci n’est pas une attestation de sécurité complète et est seulement valide à l’étape de soumission. Les soumissionnaires doivent présenter leurs besoins en matière de sécurité à l’autorité contractante. Au moins un cadre supérieur clé devra se soumettre à une enquête de sécurité, de même que les membres de l’équipe de soumission qui, selon le principe du « besoin de savoir », doivent avoir accès aux renseignements protégés ou classifiés.
- Les soumissionnaires devront s’inscrire au PSC ou encore relever ou renouveler leur attestation existante lorsque le module de réception des soumissions a reçu la confirmation que leur soumission est conforme d’un point de vue technique.
Ce dernier scénario représente un revirement intéressant dans le processus d’approvisionnement fédéral. L’évaluation des offres suit généralement une procédure structurée : d’abord, l’évaluation technique de la soumission, puis son évaluation financière. Les soumissionnaires sont rarement avisés de l’issue du processus de soumission avant l’octroi du contrat. Les soumissionnaires pourront dorénavant être avisés du résultat de l’évaluation technique de leur soumission avant la conclusion du processus complet d’évaluation de la soumission lorsqu’ils doivent (ou, dans le cas contraire, s’ils ne sont pas avisés qu’ils doivent) s’inscrire au PSC ou encore relever ou renouveler leur attestation de sécurité.
Soumissionnaires étrangers
Les soumissionnaires étrangers ne peuvent pas obtenir d’attestation de sécurité provisoire. Si un soumissionnaire étranger doit avoir accès à des renseignements protégés ou classifiés dans le cadre de la préparation de sa soumission, il doit posséder une attestation de sécurité d’installation octroyée par l’administration désignée de la sécurité nationale de son pays d’origine; l’attestation doit pouvoir être confirmée par le PSC.
Il reste à voir si les exigences au titre desquelles les soumissionnaires étrangers doivent avoir obtenu une attestation de sécurité complète pour être en mesure de déposer une soumission (alors que pour les soumissionnaires canadiens, cette attestation peut être obtenue de manière beaucoup plus tardive) représentent une exigence technique faisant obstacle au commerce international en vertu des accords commerciaux internationaux du Canada.
Modifications au processus d’inscription au PSC
Tous les soumissionnaires devront remplir et remettre un formulaire de demande d’inscription lorsqu’ils présentent une soumission.
Si une organisation est déjà inscrite au PSC, lorsque sa soumission sera jugée conforme, sa demande d’inscription sera versée dans la base de données sur la sécurité industrielle pour confirmer que l’organisation répond aux exigences de sécurité du nouveau contrat ou pour déterminer quels renseignements additionnels sont nécessaires afin d’octroyer, de relever ou de renouveler l’attestation du soumissionnaire avant l’attribution du contrat. Comme mentionné précédemment, si le soumissionnaire doit fournir des renseignements additionnels, il sera en quelque sorte informé que sa soumission est (ou n’est pas) conforme d’un point de vue technique.
Modifications aux contrats soumis à des inspections de la sécurité de la technologie de l’information (TI) et de la sécurité matérielle
Les organisations qui doivent mettre en place une ou plusieurs mesures de sécurité (p. ex., une autorisation de détenir des renseignements (ADR), une autorisation de production ou une évaluation et une approbation des systèmes de TI) subiront désormais une inspection de la sécurité matérielle au cours de l’étape d’évaluation de la soumission, lorsque l’attestation de sécurité d’organisation aura été octroyée, relevée ou renouvelée. Les organisations doivent répondre à toutes les exigences liées à l’ADR avant l’attribution du contrat. Nous ignorons si ce sera une condition préalable à l’attribution du contrat et, le cas échéant, de combien de temps disposeront les organisations pour répondre aux exigences liées à l’ADR.
Les inspections de sécurité des systèmes de TI seront effectuées une fois que les exigences en matière de sécurité matérielle du contrat auront été satisfaites et une fois que tous les actifs TI utilisés par l’organisation pour créer les livrables prévus au contrat auront été installés et configurés.
Restez à l’affût des changements à venir
SPAC s’est récemment entretenu avec les intervenants du secteur pour étudier son orientation future en matière de politiques.
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[1] Services publics et Approvisionnement Canada est le nom de travail actuellement utilisé pour référer au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le nom légal du ministère demeure cependant Travaux publics et des Services gouvernementaux.
[2] Se référer à : Grant Cameron, « Industry opposition leads to delays of PSPC’s Contract Security Program » (en anglais seulement), Construct Connect (27 août 2021).
[3] TBS/SCT 330-23
