Pour les personnes et organisations inscrites au Programme des marchandises contrôlées (PMC), les obligations légales en matière de déclaration sont essentielles. Leur application peut être déclenchée par un événement aussi mineur qu’un changement de dénomination sociale.
Il est important pour les personnes qui cherchent à acquérir une entreprise inscrite au PMC par le biais d’une fusion ou d’une acquisition de bien comprendre ces obligations à l’avance, car les délais de déclaration des changements en vertu de la règlementation sur les marchandises contrôlées sont courts et aucune « période de grâce » n’est accordée.
Le présent bulletin donne un aperçu de certaines des obligations de déclaration les plus importantes et une brève mise à jour sur les modifications déjà annoncées au Programme de sécurité des contrats.
Obligations de conformité du PMC
Les personnes inscrites au PMC doivent respecter plusieurs obligations de conformité clés, notamment :
- Évaluations de sécurité internes : effectuer des évaluations de sécurité internes des personnes qui examineront, transféreront et posséderont des marchandises contrôlées et fournir au PMC une liste de ces personnes tous les six mois.
- Plan de sûreté : établir et mettre en œuvre un plan de sûreté pour chacune des installations où des marchandises contrôlées sont examinées, possédées ou transférées.
- Tenue des registres : tenir un registre recensant des renseignements sur les marchandises contrôlées reçues, transférées ou aliénées.
- Atteintes à la sûreté : signaler toute atteinte réelle ou potentielle à la sécurité au PMC dans un délai de trois jours.
- Changements commerciaux : aviser le PMC des modifications apportées aux renseignements fournis dans la demande d’inscription.
Obligations de communication de l’information des personnes inscrites – pas seulement pour les fusions et acquisitions
Pour les personnes inscrites, l’obligation la plus complexe à respecter est sans doute l’obligation d’aviser le PMC de tout changement dans leur demande. La demande d’inscription est un document « évolutif ». Les personnes inscrites sont toujours tenues de mettre à jour leurs renseignements. Tout changement aux renseignements fournis par une personne inscrite (particulier ou entreprise) dans sa demande doit être signalé au PMC dans les 10 jours ouvrables suivant la prise de connaissance du changement.
Voici quelques-unes des obligations d’avis les plus courantes :
- Nouveaux employés : les nouveaux employés qui auront accès aux marchandises contrôlées doivent d’abord se soumettre à une enquête de sécurité. À noter que les employés qui manutentionnent des marchandises contrôlées doivent travailler pour l’entité inscrite au PMC, et non pour une société différente même s’il s’agit d’une société affiliée.
- Nouveaux représentants désignés : un nouveau représentant désigné doit satisfaire aux critères d’admissibilité et passer une évaluation de sécurité avant d’assumer ce rôle. De même, si une opération entraîne une augmentation du nombre d’employés, l’organisation inscrite pourrait devoir désigner d’autres représentants pour conserver le ratio recommandé d’un représentant désigné pour 150 employés.
- Nouvelles installations : si les nouvelles installations doivent accueillir des marchandises contrôlées, elles doivent faire l’objet d’une évaluation de sécurité et être approuvées par le PMC avant que les marchandises y soient transférées ou détenues.
- Nouveau numéro de société : même s’il s’agit du seul changement, un nouveau numéro de société est considéré comme un changement à déclarer au PMC.
- Nouvelles entités : si une organisation inscrite procède à une restructuration d’entreprise qui entraîne la création d’une nouvelle entité, la nouvelle entité doit s’inscrire au PMC de façon distincte. Les inscriptions ne sont pas transférables.
- Changement de contrôle : le nom et l’adresse de toute personne qui détiendra dans la société une participation de 20 % et plus des intérêts ou des actions avec droit de vote en circulation doivent être fournis au plus tard 32 jours ouvrables avant la date d’acquisition ou un jour ouvrable après la date à laquelle la personne inscrite a connaissance de l’acquisition. Une enquête de sécurité et l’inscription au PMC peuvent également être requises.
Analyse de la Loi sur Investissement Canada
On pense rarement aux questions liées aux marchandises contrôlées dans un contexte de fusion et acquisition. Elles méritent pourtant notre attention. En raison des conséquences graves d’une violation du régime du PMC, les acheteurs et les vendeurs doivent être prêts à satisfaire aux exigences fédérales canadiennes en matière de marchandises contrôlées. Dans le cas des investissements étrangers où les questions de sécurité nationale seront un facteur déterminant, les Lignes directrices émises en vertu de la Loi sur Investissement Canada intègrent par renvoi des considérations applicables aux marchandises contrôlées définies à l’article 35 de la Loi sur la production de défense. Pour s’assurer de conclure une transaction sans que des incertitudes persistent, il est important de tenir compte de ces questions en amont de la transaction, plutôt qu’en aval.
Mise à jour supplémentaire sur le Programme de sécurité des contrats (PSC)
Depuis la publication de notre bulletin initial intitulé Les modifications prochainement apportées au Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral pourraient se révéler problématiques pour l’industrie (et pour le gouvernement), Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre des changements à l’égard du PMC et a modifié le Manuel en conséquence. Par exemple, le Manuel tient maintenant compte de l’exigence selon laquelle l’agent de sécurité d’entreprise (ASE) et l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER) d’une organisation inscrite doivent s’assurer que des employés ayant passé l’enquête de sécurité travaillent sur les contrats attribués et actifs, assortis d’exigences en matière de sécurité. De même, la section A du formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel a été mise à jour et comprend maintenant le champ « Justification de la condition du contrôle de sécurité ». SPAC a également précisé que lorsqu’un employé travaille sur plusieurs contrats, l’ASE ou l’ASER doit faire référence au contrat sur lequel l’employé se concentrera principalement dans le formulaire. Comme nous l’avons mentionné dans notre bulletin précédent, cette nouvelle approche entraîne des questions qui demeurent en suspens, notamment en ce qui concerne l’incidence potentielle de l’approche « contrat par contrat » pour les enquêtes sur les personnes qui avaient reçu une autorisation pour un contrat en particulier dont la date de fin est antérieure à celle d’autres contrats sur lesquels cette personne travaille aussi.
