L’acronyme VUCA (« Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity », en français « Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté ») est souvent utilisé pour décrire l’environnement d’affaires avec lequel tout franchiseur doit aujourd’hui composer.
Ceci signifie entre autres que tout modèle d’affaires se doit d’être flexible afin de s’adapter rapidement aux nombreux changements importants et rapides qui caractérisent un tel environnement.
Ceci pose un défi particulier pour tout franchiseur puisqu’un élément fondamental de son modèle d’affaires repose sur une convention à long terme signée avec chacun de ses franchisés.
Comment un franchiseur peut-il préserver la flexibilité d’un modèle d’affaires qui se traduit par un contrat à long terme avec plusieurs franchisés?
Voici quatre façons d’améliorer la flexibilité de votre convention de franchise :
- Réduire la durée de la convention de franchise.
- Optimiser l’utilisation du manuel d’exploitation.
- Stipuler une clause permettant de modifier la convention de franchise.
- Adopter un contrat relationnel.
Une première façon consiste à réduire la durée de la convention de franchise, quitte à assortir cette durée d’une ou plusieurs options de renouvellement conditionnelles à la signature, au moment de chaque renouvellement, d’une nouvelle convention à jour.
Ainsi, plutôt que de stipuler une durée initiale de vingt ans, la convention de franchise pourrait prévoir, par exemple, une durée initiale de cinq ans suivie de quatre options de renouvellement en faveur du franchisé d’une durée de cinq années chacune.
Dans la mesure où le contrat le prévoit clairement, une condition de l’exercice de chacune de ces options de renouvellement consiste en la signature de la nouvelle convention de franchise à jour du franchiseur.
Ceci permet donc au franchiseur de modifier de temps à autre sa convention de franchise pour mieux l’adapter à la réalité commerciale du moment tout en s’assurant que tous ses franchisés actuels signeront cette convention modifiée au plus tard dans les cinq années suivantes.
Évidemment, il y a certaines contraintes à la réduction de la durée d’une convention de franchise, notamment en raison de l’investissement initial du franchisé (qui doit pouvoir être amorti sur la durée initiale de la convention), du financement du franchisé (qui doit pouvoir être remboursé pendant la durée initiale de la convention) et de la durée du bail de l’entreprise franchisée.
Une deuxième façon consiste à optimiser l’usage du manuel d’exploitation par un arrimage adéquat avec la convention de franchise.
Le manuel d’exploitation a en effet la particularité de pouvoir être modifié par le franchiseur au fur et à mesure de l’évolution de son modèle d’affaires.
Il constitue donc un outil par excellence pour permettre au réseau de franchises de s’adapter rapidement à divers changements décidés par le franchiseur ou résultant de changements dans l’environnement du réseau.
Il y a cependant des limites aux changements qu’un franchiseur peut imposer à ses franchisés par le biais de son manuel d’exploitation.
D’abord, les règles et normes imposées par un manuel d’exploitation ne peuvent pas contredire les clauses de la convention de franchise.
Ensuite, une obligation imposée par le manuel d’exploitation doit trouver une assise dans la convention de franchise; ainsi la convention établit le principe d’une obligation alors que le manuel d’exploitation décrit en détail la manière de s’y conformer.
Pour optimiser l’utilisation du manuel d’exploitation comme outil de flexibilité d’un réseau de franchises, il faut donc s’assurer d’un arrimage adéquat entre le manuel d’exploitation et la convention de franchise.
Pour les réseaux comptant plusieurs franchisés, il est possible de stipuler à la convention de franchise une clause permettant de modifier ce contrat selon une procédure claire et précise impliquant l’aval d’une forte majorité des franchisés.
Par exemple, une clause de la convention de franchise peut stipuler que le franchiseur a, de temps à autre, le droit de modifier la convention de franchise (y compris pour les franchisés qui l’ont déjà signé) à la condition que toute modification proposée par le franchiseur soit approuvée par au moins les trois quarts des franchisés, souvent (quoi pas toujours) à raison d’un vote par point de vente détenu.
En cas de changement important, une telle clause peut aussi prévoir le droit pour tout franchisé en désaccord avec ce changement de mettre fin à sa convention dans un certain délai (par exemple, 60 jours) suite à l’approbation de ce changement.
La rédaction d’une telle clause est cependant délicate et soulève divers enjeux juridiques; elle doit donc être confiée à un véritable expert en droit de la franchise.
Une quatrième façon consiste pour le franchiseur à adopter un contrat relationnel qui, par sa nature, peut être modifié dans le temps.
Pour celles et ceux que cette approche intéresse, nous vous invitons à relire notre bulletin intitulé Une approche révolutionnaire de rédaction d’une convention de franchise : le contrat relationnel qui décrit en détail cette approche tout à fait innovatrice en matière de rédaction d’un contrat.
La capacité pour une franchiseur de répondre rapidement aux changements dans son environnement commercial est un facteur important au succès et à la pérennité de tout réseau de franchises. Une convention de franchise bien rédigée ne devrait pas constituer un obstacle à cette flexibilité.
Nous vous invitons à contacter l’un ou l’autre des auteurs de ce bulletin pour toute question ou tout conseil.
