Le projet de loi 148 a introduit une série de nouvelles obligations pour les employeurs de l'Ontario, dont bon nombre ont déjà été très médiatisées, notamment en matière de salaire minimum et de congé d'urgence personnelle. Toutefois, plusieurs autres changements n'ont fait l'objet que d'une brève mention malgré le fait qu'ils créent des droits importants, pour les employés de l'Ontario.
Dans le présent article, nous examinerons trois de ces changements dont les administrateurs de systèmes informatiques de la paie et des ressources humaines devraient garder à l'esprit.
- nouvelles obligations relatives aux périodes et aux indemnités de vacances;
- changement au calcul des primes d'heures supplémentaires, lorsque les employés ont différents taux de salaire;
- nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers.
Nouvelles obligations relatives aux périodes et indemnités de vacances
En vertu du projet de loi 148, tout employé ayant plus de cinq années de service se verra accorder au moins une troisième semaine de vacances à 6 % de son salaire.
Comme cela est toujours le cas, toutes les périodes d'emploi, que l'employé soit actif ou non, sont comptabilisées pour le calcul de la période d'emploi aux fins de déterminer la période et l'indemnité de vacances. Les périodes d'emploi « inactives » comprennent notamment les congés de maternité, les congés parentaux, les congés familiaux pour raison médicale et tout autre congé ainsi que les mises à pied.
L'augmentation de l'indemnité de vacances a également une incidence sur le montant payable à un employé en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (« LNE ») lors d'un congédiement sans motif valable. Si un employeur donne une indemnité de départ tenant lieu de préavis (une indemnité de licenciement) à un employé ayant au moins cinq années d'ancienneté, il doit également donner une indemnité de vacances équivalant à 6 % de l'indemnité licenciement. L'indemnité de vacances n'est toujours pas ajoutée à l'indemnité de départ prévue dans la LNE.
Les employeurs ayant une année de référence différente relativement aux vacances
En matière de vacances, certains employeurs ont une année de référence qui ne commence pas à la date d'embauche de l'employé (p. ex., une année de référence qui est l'année civile). Dans la LNE, cela correspond à une « année de référence différente ». On nous a demandé si les vacances d'employés sont accordées au « prorata » des deux niveaux de droits pour l'année durant laquelle l'employé atteint sa cinquième année de service. Selon le ministère du Travail, la réponse est non.
Selon ce dernier, un employé a droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances à un taux de rémunération de 6 % de son salaire pour toute la cinquième année de service, pourvu que l'année de référence se termine le 31 décembre 2017 ou après. Autrement dit, un employé a droit à plus de semaines de vacances même pour la partie de l'année qui est antérieure à l'atteinte de ses cinq ans d'ancienneté.
Par exemple :
- L'année de référence de l'employeur pour l'établissement des vacances commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre, pour tous les employés.
- Anne a été embauchée le 1er juillet 2013. Elle atteint sa cinquième année de service le 1er juillet 2018. La question est de savoir à quel moment Anne a droit à trois semaines de vacances et à une indemnité de vacances un taux de rémunération de 6 % de son salaire.
- Selon le ministère du Travail[1], la période de cinq ans de service commence le 1er janvier 2018, c'est-à-dire au début de l'année au cours de laquelle elle a terminé ses cinq années de service. Les vacances ne sont pas calculées proportionnellement, même si Anne n'avait pas complété ses cinq ans de service au cours de la première moitié de cette période de référence (c.-à-d. du 1er janvier au 30 juin 2018).
Pour s'assurer de leur conformité à la LNE, les employeurs ayant une année de référence différente pourraient envisager de faire ce qui suit :
- les employeurs seraient avisés de modifier leurs dossiers de paie au début de chaque année de référence afin d'accorder le bon nombre de jours de vacances et la bonne indemnité de vacances aux employés qui termineront leur cinquième année de service pendant l'année;
- les employeurs qui paient leurs employés leur indemnité de vacances accumulée sur chaque chèque de paie devront ajuster le calcul de l'indemnité de vacances et passer en revue (et modifier, au besoin) les contrats de travail des employés en ce qui a trait aux dates de versement de l'indemnité de vacances;
- les employeurs devront mettre en place et faire circuler des politiques écrites relatives au recouvrement d'indemnités de vacances payées en trop, dans le cas où un employé a reçu une indemnité de vacances basée sur les droits accrus pour une partie de l'année de référence, mais dont l'emploi prend fin avant qu'il n'atteigne cinq ans d'ancienneté.
Primes d'heures supplémentaires dans les cas des employés qui ont différents taux de salaire
Le projet de loi 148 a également introduit de nouvelles obligations relatives au calcul de primes d'heures supplémentaires lorsqu'un employeur rémunère ses employés à des taux de salaire différents selon le travail effectué. Par exemple, en versant des primes de quarts de travail ou en utilisant un taux réduit pour temps de déplacement. Ces nouvelles obligations sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018.
Auparavant, les employés ayant des taux de salaire différents avaient droit aux primes d'heures supplémentaires (pour les heures travaillées en excédent du plafond des heures supplémentaires), et ce, à un taux pondéré (« blended »). Autrement dit, le taux des heures supplémentaires était calculé en fonction de la proportion d'heures régulières (« non supplémentaires ») que l'employé avait travaillées à chacun des taux différents pour une période hebdomadaire de travail donnée, multiplié par ce taux.
Selon les nouvelles dispositions, la prime d'heures supplémentaires doit être payée au taux de salaire que l'employé gagne au moment où il travaille des heures en excédent du plafond d'heures supplémentaires. Prenons par exemple, un employé qui a droit à une prime d'heures supplémentaires après 44 heures de travail pendant la semaine, et qui travaille 46 heures ainsi :
- les 40 premières heures travaillées pendant la semaine dans un rôle à 18 $ de l'heure;
- les huit heures suivantes dans un rôle à 22 $ de l'heure.
Du fait des nouvelles obligations, la prime d'heures supplémentaires pour les quatre heures supplémentaires à laquelle l'employé a droit doit être payée au taux régulier payable au moment où les heures supplémentaires ont été travaillées :
- 22 $ de l'heure x 1,5 = 33 $ pour chacune des heures supplémentaires travaillées
L'inverse serait également vrai : si un employé travaille à un taux plus élevé pendant la majeure partie de la semaine, mais a effectué un travail pour lequel le taux était inférieur à la fin de la semaine, y compris des heures supplémentaires dans ce rôle, le taux des heures supplémentaires devrait être calculé à un taux inférieur. En d'autres mots, il n'importe pas que le taux régulier de l'employé pour les heures régulières soit différent.
Contrairement à certaines nouvelles dispositions introduites par le projet de loi 148, il n'existe aucun délai de grâce et aucune exemption pour les employeurs, dont bon nombre sont assujettis à des dispositions de calcul complexe d'heures supplémentaires en vertu de conventions collectives. Il est conseillé que les employeurs qui paient des primes de quarts de travail et offrent des taux de salaire différents passent en revue leurs pratiques de paiement pour déterminer s'il pourrait y avoir des conséquences éventuelles.
Les nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers
Le projet de loi 148 a également introduit de nouvelles obligations en matière de conservation de dossiers. Bien que ce changement ait été moins médiatisé, les nouvelles obligations en matière de tenue de dossiers auront des conséquences importantes pour les employeurs dans le cas où ceux-ci doivent répondre à un examen (« audit ») du ministère ou à une plainte de la part d'un employé. S'il n'a pas les documents requis, un employeur pourrait être incapable de se défendre contre une plainte de non-conformité à la LNE.
En particulier, à compter du 1er janvier 2018, les employeurs doivent consigner les nouvelles informations suivantes dans leurs dossiers :
- les dates et heures que l'employé a travaillées;
- si un employé travaille à différents taux de salaire et qu'il a travaillé des heures supplémentaires au cours d'une semaine donnée, les dates et les heures où l'employé a travaillé des heures supplémentaires, ainsi que le taux de salaire applicable;
- le montant de l'indemnité de vacances que l'employé a gagné et comment celle-ci a été calculée.
En outre, la période de conservation des dossiers sur l'indemnité de vacances et sur la paie a augmenté de trois (3) à cinq (5) ans de l'ouverture du dossier.
D'autres nouveaux dossiers doivent être conservés relativement à l'horaire de l'employé, ainsi qu'aux modifications de cet horaire, conformément aux nouveaux droits de l'employé relatifs aux horaires qui entreront en vigueur le 1er janvier 2019. Nous avons récemment publié un article exhaustif sur ces nouveaux droits en matièred'horaire, mais en résumé, le projet de loi 148 a introduit un droit pour l'employé d'être payé pour au moins trois (3) heures à son taux de salaire normal dans les cas suivants (sous réserve d'exceptions prescrites) :
- l'employeur annule le quart de travail de l'employé à l'intérieur de la période de 48 heures précédent le quart de travail prévu;
- l'employé travaille régulièrement plus de trois heures et doit se présenter au travail, mais travaille moins de trois heures (et est disponible pour travailler plus longtemps);
- l'employé est sur appel, mais ne reçoit pas d'appel pour venir travailler ou a reçu un appel pour venir travailler moins de trois heures.
Les employés ont un nouveau droit de refuser de toute demande d'un employeur de travailler ou d'être sur appel un jour où l'employé n'est pas tenu de travailler ou d'être sur appel si l'avis de changement est donné moins de 96 heures (quatre jours) avant le changement. Ce droit de refus ne s'applique pas dans certains cas, notamment dans certaines situations d'urgence prescrites.
En raison des nouvelles obligations en matière d'horaire de travail, à compter du 1er janvier 2019, les employeurs doivent conserver les dossiers suivants :
- des dossiers contenant la date et l'heure de toute annulation de journées de travail ou de travail sur appel prévu;
- des dossiers contenant les dates et heures que l'employé devait travailler ou être sur appel et tout changement à l'horaire sur appel;
Ces dossiers doivent être conservés pendant trois ans à compter de la date ou de la semaine à laquelle ils font référence.
À retenir
À la lumière de ces nouvelles obligations, les employeurs devraient attentivement passer en revue leurs pratiques actuelles de concert avec le personnel de la paie et les administrateurs des systèmes informatiques des ressources humaines pour évaluer s'il y a lieu de les modifier.
[1]Tel qu'affiché sur le site Web du ministère à l'adresse suivante : https://www.labour.gov.on.ca/french/es/tools/esworkbook/vacation.php.
