Le Règlement canadien sur l’accessibilité entraîne de nouvelles obligations pour les employeurs sous réglementation fédérale

Introduction

Le Règlement canadien sur l’accessibilité, DORS/2021-241 (le « Règlement ») est entré en vigueur le 13 décembre 2021. Ce règlement, attendu depuis longtemps, énonce bon nombre des obligations initialement applicables aux employeurs sous réglementation fédérale en vertu de la Loi canadienne sur l’accessibilité (la « Loi »), notamment l’obligation de préparer des plans sur l’accessibilité, des processus de rétroaction et des rapports d’étape. Le Règlement établit également des sanctions pécuniaires pour aider à promouvoir le respect de la Loi. Pour de plus amples renseignements sur la Loi et son cadre, consultez notre bulletin intitulé Mise à jour du secteur fédéral.

Principales caractéristiques du Règlement

Plans sur l’accessibilité et rapports d’étape

La première obligation prévue par le Règlement consiste, pour les employeurs, à élaborer un plan sur l’accessibilité. Emploi et Développement social Canada a préparé un exemple de modèle facultatif pour guider les employeurs dans l’élaboration de plans sur l’accessibilité (le « modèle »). Le modèle détaille les obligations établies par la loi et fournit les meilleures pratiques pour les plans sur l’accessibilité.

Dans l’ensemble, le plan sur l’accessibilité doit montrer comment l’organisation prend des mesures pour identifier, supprimer et prévenir les obstacles à l’accessibilité. Il doit être rédigé dans un langage simple, clair et concis. La Loi et le Règlement exigent également que les employeurs incluent les éléments suivants dans leurs plans sur l’accessibilité :

• des renseignements sur la manière dont les employés, les clients, les membres du public et autres peuvent contacter l’organisation;
• des renseignements sur la manière dont l’organisation a consulté les personnes handicapées lors de l’élaboration du plan sur l’accessibilité;
• les politiques, programmes, pratiques et services de l’organisation en ce qui concerne l’identification et l’élimination des obstacles, et la prévention de nouveaux obstacles dans les domaines requis par la Loi^[1].

Le modèle recommande que les éléments suivants soient également inclus dans le plan sur l’accessibilité :

• les objectifs d’accessibilité à court et à long terme de l’organisation;
• une explication de ce que l’organisation fait actuellement, de ce qu’elle prévoit de faire et de ce qu’elle souhaite réaliser pour améliorer l’accessibilité;
• une description de l’approche de l’organisation en matière de formation à l’accessibilité.

En outre, le modèle recommande aux organisations d’inclure dans le plan sur l’accessibilité des renseignements utiles sur l’accessibilité pour le compte des clients et des employés tels que : les ressources disponibles pour améliorer l’accessibilité et soutenir les personnes handicapées; l’emplacement des entrées accessibles, des toilettes et d’autres éléments accessibles; et les références et/ou les liens vers des documents, formulaires et plateformes de communication liés à l’accessibilité. Il est également conseillé aux organisations d’expliquer comment l’accessibilité s’intègre dans la « culture » de l’organisation et comment l’organisation entend la promouvoir.

Le Règlement décrit les rubriques et le contenu spécifiques qui doivent être inclus dans le plan sur l’accessibilité et le modèle fournit des recommandations supplémentaires pour ces exigences. Le plan sur l’accessibilité doit contenir :

Le modèle recommande des mesures que les organisations peuvent prendre avant de rédiger le plan sur l’accessibilité, notamment décider qui est responsable du plan et des rétroactions, effectuer des recherches, identifier les obstacles et consulter les personnes handicapées.

Comme nous l’avons expliqué en détail dans notre article initial sur la Loi, certaines organisations ont des obligations en matière d’accessibilité aux termes de la Loi et en vertu de la législation propre au secteur d’activité en question. Dans un autre article, nous avons fait le point sur les exigences en matière d’accessibilité du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (le « CRTC ») qui s’appliquent aux entreprises de radiodiffusion, aux transporteurs canadiens et aux autres fournisseurs de services de télécommunications. Pour les organisations ayant une double obligation en matière d’accessibilité, le modèle recommande de préparer un seul plan sur l’accessibilité répondant aux exigences des deux organismes, plutôt que de préparer deux plans sur l’accessibilité distincts.

Les rapports d’étape exigés par la Loi nécessiteront en grande partie les mêmes renseignements que ceux requis dans le plan sur l’accessibilité de l’organisation. Bien que des directives détaillées sur la préparation des rapports d’étape n’aient pas encore été publiées, le gouvernement a indiqué que ces directives seront publiées au début de 2022.

Échéance pour la conformité

Le Règlement établit les échéances selon lesquelles le plan sur l’accessibilité initial doit être présenté pour les entités non exemptées :

1. les ministères du gouvernement fédéral, les Forces canadiennes, les agences et les sociétés d’État doivent publier leur plan sur l’accessibilité initial d’ici le 31 décembre 2022;
2. les entités du secteur privé comptant 100 employés ou plus doivent publier leur plan sur l’accessibilité initial d’ici le 1^er juin 2023;
3. les entités du secteur privé comptant entre 10 et 99 employés doivent publier leur plan sur l’accessibilité initial avant le 1^er juin 2024.

   Les organisations sont également tenues de publier des rapports d’étape dans les deux années civiles suivant la publication de leur plan sur l’accessibilité initial. Le plan sur l’accessibilité doit être mis à jour tous les trois ans. À titre d’exemple, les entités du secteur privé comptant 100 employés ou plus doivent publier leur plan sur l’accessibilité initial avant le 1^er juin 2023, publier un rapport d’étape avant le 1^er juin 2024 et publier un autre rapport d’étape avant le 1^er juin 2025. En 2026, l’organisation est alors tenue de mettre à jour le plan sur l’accessibilité initial et un nouveau cycle de trois ans commence.

Disponibilité et publication des plans sur l’accessibilité et des rapports d’étape

Les organisations fédérales doivent publier leur plan sur l’accessibilité et leurs rapports d’étape dans les délais indiqués ci-dessus.

Une fois que le plan sur l’accessibilité et/ou le rapport d’étape d’une organisation ont été publiés, l’organisation doit en informer le commissaire à l’accessibilité dans les 48 heures suivant la publication. Si une organisation est tenue d’informer un autre organisme sectoriel (comme le CRTC), la notification doit être faite conformément aux exigences de la législation correspondante.

Le plan d’accessibilité et les rapports d’étape doivent respecter le niveau AA des Règles pour l’accessibilité des contenus Web (« WCAG ») sur l’écran d’accueil ou la page d’accueil (ou par le biais d’un hyperlien) de la principale plateforme numérique que l’organisation utilise pour communiquer avec le public. Si l’organisation ne dispose pas d’une plateforme numérique, elle est tenue d’afficher clairement des copies imprimées de ses plans sur l’accessibilité et de ses rapports d’étape dans son lieu d’activité.

Les organisations sont tenues de fournir, sur demande, leurs plans sur l’accessibilité et leurs rapports d’étape dans les formats imprimé, imprimé en gros caractères, en braille, audio ou électronique (compatible avec les technologies d’adaptation destinées à aider les personnes handicapées).

Le Règlement impose des délais pour répondre aux demandes de fournir un plan sur l’accessibilité ou un rapport d’étape dans un format accessible. Les délais varient de 15 à 45 jours, selon l’organisation à laquelle la demande est adressée et la nature du format accessible demandé.

Rétroaction et conservation des documents

Le Règlement exige que les organisations fédérales mettent en place des processus de rétroaction anonyme qui permettent aux personnes de fournir des commentaires par la poste, par téléphone, par courriel ou de toute autre façon dont l’organisation communique avec le public. Le processus de rétroaction doit être publié et doit être disponible dans un format accessible. Le processus de rétroaction doit être mis à disposition en même temps que l’organisation publie son plan sur l’accessibilité initial.

Le Règlement exige également que les entités conservent leurs plans sur l’accessibilité publiés, les descriptions de leurs processus de rétroaction et les rapports d’étape sur leur plateforme numérique pendant sept ans à compter de la date de publication initiale. Les organisations qui n’utilisent pas de plateforme numérique doivent également conserver une copie de chaque document pendant sept ans après sa publication initiale ou pendant une période commençant le jour de sa publication et se terminant le jour où une nouvelle description du processus de rétroaction est publiée, la période la plus longue étant retenue.

Conformité et application

Le Règlement classe les violations de la Loi comme étant « mineures », « graves » ou « très graves ». Chaque classification est assortie d’un barème de sanctions pécuniaires. Les montants des pénalités pour les violations qui se situent dans ces barèmes sont calculés en fonction des critères suivants :

• la classification de la violation (c’est-à-dire mineure, grave, très grave);
• les antécédents de l’entité sur une période de cinq ans en ce qui concerne les procès-verbaux antérieurs qui comportent un avertissement ou une sanction;
• une liste des critères utilisés pour déterminer la gravité de la violation;
• la taille de l’entité.

Les pénalités peuvent aller de 250 à 250 000 dollars.

La feuille de route vers l’accessibilité

Normes d’accessibilité Canada a récemment publié la feuille de route : Destination 2040 (la « Feuille de route »). La Feuille de route énonce des objectifs souples qui guideront Normes d’accessibilité Canada dans la réalisation de l’objectif de créer un Canada sans obstacle d’ici 2040. L’organisation devra notamment :

• élaborer des normes issues des domaines de l’emploi, du langage clair, de l’évacuation d’urgence (les sorties) et des espaces extérieurs d’ici la fin de 2024;
• élaborer des normes supplémentaires à moyen terme (d’ici la fin de 2026) et à long terme (d’ici la fin de 2028);
• élaborer des normes initiales dans tous les domaines prioritaires (qui comprennent l’emploi, l’environnement bâti, les technologies de l’information et des communications, les communications, l’acquisition de biens, de services et d’installations, la conception et la prestation de programmes et de services, et les transports) d’ici le 1^er janvier 2033;
• mener continuellement des recherches pour évaluer les priorités;
• travailler en étroite collaboration avec les organismes de réglementation, les entités sous réglementation fédérale, d’autres organismes d’élaboration de normes et entités gouvernementales.

Quelle est la prochaine étape?

Le Règlement prescrit certaines des exigences fondamentales de la Loi, créant ainsi un cadre permettant aux organisations de suivre leurs engagements et leurs progrès vers une plus grande accessibilité. Toutefois, la Loi et la feuille de route envisagent également l’élaboration de normes d’accessibilité pour traiter des obstacles plus spécifiques dans les domaines prioritaires; le travail sur ces normes est déjà en cours. Nous continuerons de fournir des mises à jour au fur et à mesure que ces normes seront publiées et, le cas échéant, incorporées dans des règlements contraignants. 

Si vous avez des questions concernant la Loi sur l’accessibilité du Canada ou si vous souhaitez obtenir de l’aide pour créer les plans d’accessibilité et les processus de rétroaction de votre entreprise, veuillez contacter les auteur(e)s de ce bulletin ou votre avocat(e) habituel(le) chez Fasken.

[2] Le gouvernement a indiqué qu’il publierait des directives sur la consultation des personnes handicapées au début de 2022.