Les modifications au Règlement sur l’équité en matière d’emploi, DORS/96-470 (le « Règlement ») ont, entre autres, créé de nouvelles obligations de production de rapports sur la « transparence salariale », en application de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (la « Loi »). Ces modifications, qui sont entrées en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2021, prévoient de nouvelles obligations que les employeurs concernés doivent respecter dans leurs rapports de 2021, lesquels doivent être déposés au plus tard le 1ᵉʳ juin 2022.
Renseignements généraux : La Loi sur l’équité en matière d’emploi
Édictée en 1986, la Loi a été modifiée à de nombreuses reprises depuis. Dans sa version actuelle, la Loi a pour objet « de réaliser l’égalité en milieu de travail de façon que nul ne se voie refuser d’avantages ou de chances en matière d’emploi pour des motifs étrangers à sa compétence » et « de corriger les désavantages subis, dans le domaine de l’emploi, par [quatre groupes identifiés, soit] les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les personnes qui font partie des minorités visibles »[1]. La Loi s’applique aux employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale qui comptent au moins 100 salariés et aux employeurs sous réglementation provinciale qui participent au programme de contrats fédéraux.
La Loi impose les grandes obligations suivantes à chaque employeur :
- Recueillir des renseignements sur son effectif et effectuer des analyses sur celui-ci afin de mesurer la sous-représentation des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle.
- Étudier ses systèmes, règles et usages d’emploi afin de déterminer les obstacles en résultant pour les membres des groupes désignés.
- Donner à chaque salarié la possibilité de s’identifier comme membre de l’un des quatre groupes désignés.
- Élaborer un plan d’équité en matière d’emploi pour éliminer les obstacles identifiés à court et à long terme et établir des objectifs quantitatifs pour la représentation des groupes désignés.
- Préparer et déposer un rapport sur l’équité en matière d’emploi auprès du Programme du travail au plus tard le 1ᵉʳ juin de chaque année.
Principales nouveautés du Règlement
Information agrégée sur les écarts salariaux (ou la transparence salariale)
Les modifications les plus importantes apportées au Règlement concernent l’obligation pour les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale d’inclure des données salariales plus détaillées dans leurs rapports annuels sur l’équité en matière d’emploi (pour respecter l’obligation no 5, ci-dessus). Ces données salariales sont utilisées pour rendre compte de l’écart salarial global afin de promouvoir la « transparence salariale ». Cette nouvelle obligation importante concernant les rapports exige le calcul des éléments suivants, par groupe désigné et catégorie professionnelle :
- les différences moyenne et médiane des taux horaires;
- les différences moyenne et médiane des taux primes;
- les différences moyenne et médiane des paies d’heures supplémentaires correspondant aux heures supplémentaires;
- la proportion de salariés ayant reçu une prime;
- la proportion de salariés ayant reçu une paie d’heures supplémentaires.
Les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale doivent intégrer l’information agrégée sur l’écart salarial dans leur rapport annuel sur l’équité en matière d’emploi, qui doit être remis le 1er juin 2022 et chaque année par la suite.
Pour faciliter la production de ce rapport, le terme « rémunération », dans le cas d’un employeur du secteur privé, a été modifié pour inclure globalement « la somme versée, avant les déductions applicables, sous forme de salaire de base, de salaire à la pièce, de prime de quart de travail, de primes et de paie d’heures supplémentaires, à l’exclusion des avantages, des valeurs mobilières, des indemnités de départ ou de cessation d’emploi, des indemnités de vacances, des paiements en nature, des suppléments de traitement, des indemnités, des paiements rétroactifs, des remboursements de dépenses d’emploi ou de toute somme versée pour les services supplémentaires, autre que la paie d’heures supplémentaires ».
Dans le cas d’un employeur du secteur privé, la Loi définit le terme « prime » comme étant « toute somme supplémentaire versée à un salarié attribuable à la participation aux bénéfices, aux primes à la productivité ou au rendement, aux commissions ou à toute autre mesure incitative ». De plus amples renseignements sur l’interprétation des termes « rémunération » et « prime » se trouvent sur la page Interprétations, politiques et guides d’Emploi et Développement social Canada.
Les échelles de rémunération ont également été modifiées dans le nouveau Règlement afin qu’elles correspondent à la répartition des salaires utilisée par Statistique Canada dans le recensement. Auparavant, les rémunérations de plus de 100 000 $ n’étaient pas analysées distinctement. Avec les modifications, des paliers de rémunération allant jusqu’à 250 000 $ ont été créés[2].
Nouvelles exigences en matière de consignation
Afin de faciliter la communication des données sur les écarts salariaux globaux en vertu du nouveau Règlement, les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale sont maintenant tenus de consigner les renseignements suivants pour chaque salarié, lesquels s’ajoutent aux renseignements qui devaient déjà l’être :
- sa rémunération, à l’exclusion de toute prime et de toute paie d’heures supplémentaires;
- la période au cours de laquelle la rémunération est versée;
- le nombre d’heures travaillées correspondant à la rémunération;
- la prime versée durant la période de rapport;
- la paie d’heures supplémentaires versée durant la période de rapport;
- le nombre d’heures supplémentaires travaillées correspondant à la paie d’heures supplémentaires.
Utilisation obligatoire des définitions pour les groupes désignés
En vertu du Règlement modifié, il est maintenant obligatoire d’utiliser les définitions prévues dans la Loi pour l’auto-identification de groupes désignés lors d’une enquête sur l’effectif. Auparavant, la Loi permettait l’utilisation de définitions « compatibles » avec celles de la Loi, ce qui donnait lieu à des incohérences dans les données recueillies par les enquêtes sur l’effectif. La nouvelle obligation favorisera l’uniformité des données d’auto-identification d’un employeur à l’autre.
Régions métropolitaines de recensement plus étendues pour les rapports
En vertu du Règlement modifié, les employeurs du secteur privé sous réglementation fédérale doivent tenir compte de toutes les régions métropolitaines de recensement (« RMR ») figurant dans le document intitulé Classification des secteurs statistiques - Variante de la CGT 2016 de Statistique Canada. Dorénavant, les exigences annuelles en matière d’équité en matière d’emploi ne seront plus limitées aux RMR « désignées », ce qui élargira la portée des centres urbains faisant l’objet d’analyses et de rapports.
Et maintenant?
Parallèlement à ces récentes modifications au Règlement, le gouvernement du Canada a mis sur pied un Groupe de travail chargé d’entreprendre une révision exhaustive de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et de ses programmes connexes. Le Groupe de travail collaborera avec les organismes intervenants, les partenaires et les Canadiens et Canadiennes pour recueillir des points de vue sur l’équité en matière d’emploi et la promotion de l’équité, de la diversité et de l’inclusion dans les milieux de travail fédéraux. Les consultations ont débuté le 28 février 2022 et se termineront le 28 avril 2022. Ce Groupe de travail devra formuler des recommandations visant à moderniser la Loi, afin qu’elle reflète des notions plus contemporaines d’équité et de diversité. Nous continuerons de suivre l’évolution des travaux du Groupe de travail et vous informerons des progrès en temps opportun.
Il est également important de noter que ces récentes modifications au Règlement surviennent à un moment où le gouvernement du Canada met en œuvre d’autres lois importantes pour promouvoir des pratiques de rémunération équitables pour les employeurs sous réglementation fédérale, notamment l’édiction de la Loi sur l’équité salariale. Pour plus de renseignements sur cette loi, veuillez consulter le bulletin que nous avons rédigé à ce sujet (disponible uniquement en anglais).
Si vous avez des questions au sujet de la Loi sur l’équité en matière d’emploi ou si vous souhaitez obtenir de l’aide relativement aux nouvelles obligations pour les rapports, veuillez communiquer avec les auteures de ce bulletin ou votre avocat(e) attitré(e) de Fasken.
