Ce bulletin explique brièvement l’ancien processus d’authentification et de légalisation des documents pour ensuite fournir de l’information sur le nouveau processus d’apostille.
L’ancien processus – Authentification et légalisation
Auparavant, pour qu’un document canadien puisse être utilisé à l’étranger, il devait être « authentifié et légalisé ». Il fallait : i) préparer une copie notariée du document; ii) faire authentifier les qualifications du notaire par le gouvernement provincial ou du Canada; et iii) faire légaliser le document authentifié par l’ambassade du pays où le document allait être utilisé. Nous savons d’expérience que l’étape de la légalisation était la plus difficile. Nous avons déjà eu un dossier de succession, dans lequel des actifs se trouvaient au Monténégro. Même si le Monténégro avait un consulat à Toronto, ce dernier ne fournissait pas de services de légalisation, et nous avons dû traiter avec l’ambassade du Monténégro à Washington, D.C.
Le nouveau certificat d’apostille
Avec le nouveau processus d’apostille, il n’est plus nécessaire d’obtenir la légalisation auprès d’une ambassade, ce qui devrait réduire les coûts. Affaires mondiales Canada a affirmé ce qui suit : « [L]’authentification de certains documents au Canada deviendra plus rapide et plus simple. [...] [U]n seul certificat, appelé “apostille”, sera délivré pour authentifier les documents publics canadiens. Cela facilitera leur utilisation dans plus de 120 pays membres de la Convention, éliminant ainsi certaines des étapes actuellement requises pour faire accepter des documents à l’étranger. »
Il est important de noter que si le pays de destination n’est pas membre de la Convention Apostille, l’« ancien » processus d’authentification et de légalisation doit être utilisé. Vous pouvez vérifier si le pays de destination de vos documents a adhéré à la Convention Apostille sur ce site.
Comment obtenir un certificat d’apostille?
L’endroit où envoyer votre document pour obtenir un certificat d’apostille dépendra de l’endroit où il a été délivré ou notarié. L’Alberta, la Colombie-Britannique, l’Ontario, le Québec et la Saskatchewan sont responsables de délivrer des apostilles pour des documents délivrés ou notariés dans leur province respective. Affaires mondiales Canada délivrera des apostilles pour les documents provenant des autres provinces, des territoires et du gouvernement du Canada. Sur cette page du site du gouvernement du Canada, vous trouverez un tableau fort utile (avec des colonnes « Document délivré par », « Notarié en » et « Autorité compétente ») pour vous aider à déterminer à qui vous devez soumettre votre document. Le tableau comprend des liens vers les sites Web d’Affaires mondiales Canada et des provinces. Il est aussi précisé dans le tableau que si le document a été délivré par un gouvernement étranger, il ne peut pas être authentifié au Canada même s’il a été notarié par un notaire canadien. Il faudrait faire authentifier le document dans ce pays ou y obtenir une apostille.
Nous avons jeté un coup d’œil à ces pages d’Affaires mondiales Canada et du Service des documents officiels de l’Ontario. Les deux pages sont très complètes et présentent les processus étape par étape pour obtenir un certificat d’apostille. Elles comprennent aussi une boîte de recherche de documents ou un portail d’authentification de documents vous permettant de chercher le document que vous devez faire authentifier pour savoir ce que vous devez fournir ou pour vérifier si votre document est admissible. Affaires mondiales Canada indique que ses services sont offerts sans frais. En Ontario, les frais d’apostille varient de 16 $ pour un document notarié à 32 $ pour un document officiel délivré par le gouvernement de l’Ontario ou un document délivré par un tribunal de l’Ontario.
Des traductions certifiées sont-elles toujours nécessaires?
Affaires mondiales Canada prévoit généralement que si une partie ou la totalité de votre document est rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, vous devez l’accompagner d’une traduction certifiée conforme. Une traduction certifiée conforme est une traduction certifiée par un membre d’un organisme provincial de traduction reconnu. Une liste de ces organismes est disponible sur le site du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada.
Une traduction certifiée conforme n’est pas requise si une attestation de traduction est fournie par un notaire canadien qui maîtrise l’anglais ou le français et la langue dans laquelle le document a été rédigé. Le notaire doit ajouter à sa déclaration qu’il atteste maîtriser les deux langues et certifie l’exactitude de la traduction.
Il sera intéressant de voir si le processus d’apostille sera réellement plus rapide et plus simple. Espérons que ce soit le cas! Merci pour votre intérêt!
