L’élaboration et la mise en œuvre d’une politique de mobilité internationale visent à alléger le processus administratif des affectations d’employés à l’étranger et à permettre à l’entreprise de tirer plein profit de ces affectations. Une telle politique encadre et uniformise le processus et le déroulement des affectations à l’étranger afin que l’expérience se révèle positive autant pour l’employé que pour l’entreprise.
Les lignes directrices générales d’une politique de mobilité internationale
Objectifs et champ d’application. Une politique de mobilité internationale doit être adaptée aux besoins d’affaires de l’entreprise. L’entreprise doit d’abord identifier les circonstances justifiant le déploiement d’un employé à l’étranger. Ces possibilités d’affectations peuvent-elles naître de demandes d’employés, doivent-elles être justifiées par les besoins d’affaires de l’entreprise, ou bien les deux ? L’entreprise aurait également avantage à consulter les employés afin de mieux comprendre leurs besoins, autant professionnels que personnels, dans le cadre d’une affectation à l’étranger.
Admissibilité et sélection. La politique devrait définir les critères d’admissibilité aux affectations disponibles ainsi que le processus de sélection et d’assignation. La transparence des exigences et du processus contribuera à la motivation des employés à s’intéresser à ces opportunités et favorisera du même coup les objectifs de développement de l’entreprise.
Types d’affectation. La politique devrait différencier les divers types d’affectation et indiquer leurs conditions d’admissibilité respectives. Par exemple, les considérations d’une affectation de courte durée pour un appui temporaire à un projet sont différentes de celles d’une affectation à long terme dans le cadre de l’ouverture d’une nouvelle succursale à l’étranger. La définition des affectations revêt une grande importance puisque l’accompagnement et les conditions de travail offerts par l’entreprise peuvent différer selon le type d’affectation.
Rémunération. La politique devrait prévoir des informations quant à la structure de rémunération globale applicable. Les conditions offertes par l’entreprise pourraient également différer selon les destinations. Par exemple, la politique pourrait prévoir l’application d’une prime d’expatriation pour tenir compte du coût de la vie dans le pays hôte ou bien pour compenser les inconvénients de la vie à l’étranger, s’il y a lieu.
Logement, déménagement et soutien à la famille. La politique devrait indiquer dans quelle mesure l’entreprise apportera son soutien à l’employé par rapport au logement et aux frais de déménagement, le cas échéant. Par exemple, l’entreprise souhaite-t-elle acquérir un immeuble ou louer un appartement pour y loger ses employés ? Si l’employé est responsable de trouver son logement, pourra-t-il bénéficier d’une allocation ? Quant à la famille qui accompagne l’employé, dans quelles circonstances un appui sera-t-il offert par l’entreprise et quelle en sera l’étendue ?
Assurances et soins de santé. L’accès à des soins de santé est souvent une considération importante pour les employés qui voyagent à l’étranger. En ce sens, la politique devrait préciser si l’entreprise offrira une assistance pour permettre à l’employé et à sa famille de bénéficier d’une couverture d’assurance santé dans le pays hôte.
Fiscalité des particuliers. Une affectation à l’étranger peut engendrer des répercussions fiscales pour les employés de même que pour les entreprises. La politique pourrait prévoir l’accompagnement offert aux employés relativement aux déclarations de revenus et certaines balises en lien avec les tâches et responsabilités que les employés peuvent se voir confier à l’étranger.
Autres considérations pertinentes aux affectations à l’étranger
Conformité légale et immigration. Il est important de souligner que, selon les circonstances, les lois québécoises et canadiennes peuvent trouver application. Pensons notamment aux lois qui encadrent le travail et aux lois fiscales. L’entreprise devrait également s’assurer de la conformité de ses activités avec la législation dans le pays hôte, notamment en matière de normes minimales du travail, de fiscalité et d’immigration. Il est à noter que les processus d’immigration et les délais d’obtention des autorisations de travail diffèrent d’un pays à l’autre.
Intégration, communication et suivi. L’entreprise aurait avantage à mettre à la disposition des gestionnaires des outils pour faciliter l’intégration des employés dans leur nouvelle équipe de travail. Un jumelage avec un employé local ou une formation sur les mœurs et coutumes dans le pays hôte favoriseront l’intégration de l’employé dans sa nouvelle équipe et dans son nouveau pays. De plus, une communication régulière entre l’employé, le gestionnaire et une personne responsable des affectations à l’étranger permettra d’assurer le bon déroulement de l’affectation. En outre, l’entreprise pourra évaluer l’efficacité de la politique et y apporter des modifications, si nécessaire.
Conclusion
Une politique de mobilité internationale pertinente est celle qui répond aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses employés et qui est mise à jour régulièrement pour s’adapter aux changements législatifs, aux tendances du marché et à la situation de l’entreprise.
N’hésitez pas à contacter votre équipe de Fasken afin de vous assister dans l’élaboration ou la mise à jour d’une politique de mobilité internationale adaptée à vos besoins.
