Les employeurs sous réglementation fédérale en sont à différentes étapes de leur cheminement vers la conformité à la Loi sur l’équité salariale fédérale (la « Loi»)[1].
De nombreux employeurs – particulièrement ceux non syndiqués – ont été en mesure de finaliser et d’afficher leurs plans initiaux d’équité salariale avant le 3 septembre 2024. D’autres ont demandé et obtenu des prolongations de la part de la commissaire à l’équité salariale (voir notre bulletin pour plus de détails sur les critères de prolongation). Toutefois, même pour les employeurs qui sont parvenus à afficher un ou des plans initiaux d’équité salariale, ce n’est que le début : la Loi oblige les employeurs non seulement à atteindre l’équité salariale, mais aussi à la maintenir.
Dans la présente mise à jour, nous examinons les prochaines échéances à respecter et d’autres futures obligations imposées par la Loi. À noter que la Loi ne s’applique généralement pas aux employeurs sous réglementation provinciale.
- Rapport annuel à la commissaire
La Loi prévoit que les employeurs présentent un rapport annuel à la commissaire. Pour la plupart des employeurs, le premier rapport devra être produit au plus tard le 30 juin 2025 (et chaque année par la suite)[2]. Le rapport annuel doit notamment comprendre ce qui suit :
- des renseignements de base sur l’employeur et le programme d’équité salariale;
- le nombre de catégories d’emploi à prédominance féminine identifiées dans le plan qui nécessitent une augmentation de la rémunération;
- des précisions sur le montant des augmentations accordées à chaque catégorie d’emplois visée;
- le nombre total d’employés ayant reçu une augmentation en raison du plan et le nombre d’entre eux qui sont des femmes;
- le moment où ces augmentations sont exigibles (y compris si des sommes forfaitaires rétroactives avec intérêts ont été payées)[3].
La Commission canadienne des droits de la personne (la «CCDP ») mène actuellement des consultations sur une version préliminaire de ce à quoi pourrait ressembler le rapport annuel, et nous nous attendons à ce qu’une version définitive accompagnée de lignes directrices connexes soit présentée aux employeurs au début de 2025.
- Obligations de maintien
La Loi oblige les employeurs à prendre des mesures pour assurer le maintien de l’équité salariale, soit la préparation de plans d’équité salariale mis à jour au plus tard cinq ans après la date du dernier plan affiché. Pour les employeurs qui ont affiché leur plan initial au plus tard le 3 septembre 2024, leur premier plan de « maintien » devra donc être produit au plus tard le 3 septembre 2029. Cela dit, le travail des employeurs commence beaucoup plus tôt, avec l’avis obligatoire et la collecte annuelle de renseignements sur le milieu de travail.
- Avis de l’exercice de maintien
La Loi exige que les employeurs affichent un avis à l’intention des employés énonçant leur obligation de maintenir l’équité salariale. Pour la plupart des employeurs du secteur privé, cet avis doit être affiché avant le dernier jour de leur exercice qui suit immédiatement l’affichage du plan initial d’équité salariale. Tout comme l’avis initial que les employeurs ont affiché en 2021, cet avis de maintien doit comprendre des renseignements sur la composition du comité de maintien de l’équité salariale (c.-à-d. pour les employeurs comptant plus de 100 employés ou les employés syndiqués)[4]. L’avis doit demeurer affiché jusqu’à l’affichage de la version définitive du plan d’équité salariale actualisé[5].
- Collecte annuelle de renseignements sur l’effectif
Afin de faciliter l’exercice de maintien de l’équité salariale, les employeurs doivent également prendre des « clichés » annuels qui serviront à identifier les changements à apporter. Pour la plupart des employeurs du secteur privé, ces données doivent refléter leur lieu de travail tel qu’il était le dernier jour de chaque exercice (sauf au cours de la dernière année précédant la mise à jour du plan d’équité salariale, pendant laquelle l’employeur ou le comité, selon le cas, peut choisir une autre date pour le cliché)[6]. L’obligation de prendre des clichés annuels commence dès que l’exercice initial d’équité salariale est terminé et se poursuivra indéfiniment, pour des rondes successives de maintien de l’équité salariale.
- Mise à jour et affichage d’un nouveau plan d’équité salariale
La Loi exige que les employeurs mettent à jour leurs plans initiaux d’équité salariale au plus tard cinq ans après leur affichage et qu’ils effectuent tout rajustement salarial rétroactif qui pourrait être dû[7].
Tout comme dans le cas de l’élaboration et de la mise en œuvre du plan initial d’équité salariale, les employeurs (par l’intermédiaire d’un comité d’équité salariale, le cas échéant) devront examiner de façon proactive leurs pratiques de rémunération et cerner les écarts salariaux pour les catégories d’emplois à prédominance féminine au moyen de méthodes prescrites. Toutefois, contrairement au premier exercice, l’exercice de maintien est non seulement prospectif, mais aussi rétroactif à la date du plan antérieur d’équité salariale. Les employeurs sont donc encouragés à prévenir les écarts salariaux qui pourraient survenir par inadvertance grâce à une gestion proactive des pratiques de rémunération.
- Avis de l’exercice de maintien
Nous continuerons d’étudier de près les lignes directrices de la CCDP à mesure qu’elles seront disponibles. D’ici là, si vous avez des questions ou si vous avez besoin de conseils à n’importe quelle étape de votre processus d’équité salariale, n’hésitez pas à communiquer avec les auteurs du présent article ou avec votre avocat(e) attitré(e) chez Fasken.
[1] Le nouveau régime exige que les employeurs sous réglementation fédérale comptant plus de 10 employés élaborent un plan d’équité salariale dans les trois ans (c’est-à-dire avant le 3 septembre 2024 pour la plupart des organisations; voir notre bulletin précédent pour obtenir plus de renseignements sur ces nouvelles obligations).
[2] Loi sur l’équité salariale, par. 89(3)-(4).
[3] Loi sur l’équité salariale, par. 89(1), et Règlement sur l’équité salariale, par. 53(1).
[4] Loi sur l’équité salariale, par. 65(1)-(2).
[5] Règlement sur l’équité salariale, par. 36(2).
[6] Règlement sur l’équité salariale, par. 39(1)-(2).
[7] Loi sur l’équité salariale, par. 64 et 83(1).
