Le gouvernement fédéral a publié le projet de Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Ce règlement vient appuyer le projet de loi C-65 récemment adopté. Le règlement remplace les obligations actuelles en matière de violence dans un lieu de travail dans le Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que certaines dispositions connexes du Règlement sur la santé et la sécurité au travail en milieu maritime et du Règlement sur la santé et la sécurité au travail (trains).
Que devront faire les employeurs ?
Si le nouveau règlement est adopté dans sa forme actuelle, il exigera notamment que les employeurs exécutent les tâches suivantes, conjointement avec le comité d'orientation ou, à défaut d'un tel comité, avec le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité :
• Élaborer, rendre accessible et mettre à jour la politique - La politique doit prévoir certains éléments obligatoires, notamment un énoncé de mission, les rôles des parties du lieu de travail, les facteurs qui contribuent au harcèlement et à la violence, la formation qui sera donnée, le processus de règlement, le processus de notification des dangers externes (par ex., le harcèlement criminel) et les procédures d'urgence.
• Effectuer, surveiller et mettre à jour l'évaluation du lieu de travail - L'évaluation doit identifier les risques de harcèlement et de violence dans le lieu de travail et élaborer et mettre en œuvre des mesures de prévention. L'évaluation doit être effectuée par une personne qualifiée pour le faire de par sa formation, son éducation ou son expérience. L'exactitude de l'évaluation doit être surveillée et par la suite, l'évaluation doit être examinée et mise à jour au moins tous les trois ans. Un examen doit également être entrepris lorsque le processus de règlement en matière de violence ou de harcèlement ne peut être poursuivi, soit parce que la victime souhaite conserver son anonymat ou choisit de ne pas poursuivre le processus de règlement, soit lorsque l'intimé n'est pas un employé.
• Élaborer et rendre les procédures d'urgence accessibles - Les procédures doivent être élaborées et mises en œuvre si un incident de harcèlement et de violence pose un danger immédiat pour la santé et la sécurité d'un employé ou s'il existe une menace d'un tel incident.
• Élaborer, offrir et mettre à jour la formation - Une formation doit être élaborée et donnée aux nouveaux employés dans les trois mois suivants le début de leur emploi puis au moins tous les trois ans par la suite. La formation doit contenir les éléments de la politique, la relation entre le harcèlement et la violence et la protection des droits de la personne en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la façon de reconnaître, réduire et prévenir le harcèlement et la violence, la prévention des crises, la sécurité personnelle et les techniques de désamorçage et la façon d'intervenir adéquatement à différents types d'incidents.
• Rendre les mesures de soutien accessibles - Les employeurs doivent mettre à la disposition des employés des renseignements à propos des sources de soutien auxquelles ils ont accès dans leur région.
• Suivre le processus de règlement prescrit - Conformément au nouveau processus, l'employeur doit suivre les étapes prescrites suivantes :
• Désigner le destinataire de l'avis d'incident - L'employeur doit désigner une personne qui recevra les avis d'incident de violence ou de harcèlement. Un avis peut être donné par la victime ou par un tiers (par ex., un avocat) ainsi que de façon anonyme.
• Communiquer avec la victime et l'intimé - L'employeur doit communiquer avec la victime dans les cinq (5) jours après avoir pris connaissance de l'incident pour accuser réception de l'avis, informer la victime au sujet de la politique, lui expliquer le processus de règlement et l'informer qu'elle a le droit d'être représentée pendant le processus de règlement. L'employeur doit également communiquer ces renseignements à l'intimé. Si l'avis provient d'un tiers qui n'est pas anonyme, l'employeur doit communiquer avec ce tiers dans les cinq (5) jours suivants sa réception.
• Règlement anticipé - L'employeur doit faire tous les efforts raisonnables pour régler l'incident dans les 180 jours suivant l'avis initial. Si l'incident n'est pas réglé, la victime a le choix de mener à terme le processus de règlement, soit par la conciliation, soit au moyen d'une enquête.
• Conciliation - La conciliation n'est possible que si la victime et l'intimé s'entendent sur le processus et la personne qui la facilitera. Elle doit être complétée dans les 180 jours suivant l'avis initial. Le règlement ne prévoit aucune directive supplémentaire au sujet de la conciliation, le cas échéant.
• Enquête - Si la conciliation n'est pas possible ou échoue, l'employeur doit aviser la victime et l'intimé qu'une enquête sera menée.
• Choisir l'enquêteur - L'employeur, la victime et l'intimé doivent s'entendre sur le choix de l'enquêteur. S'ils n'y parviennent pas, ils peuvent présenter une demande auprès du ministre dans les 60 jours pour qu'un enquêteur soit choisi. L'enquêteur ne peut pas être l'intimé ou toute personne de qui l'intimé relève directement. Il ou elle doit être formé(e) en techniques d'enquête, avoir des connaissances, une formation et de l'expérience pertinentes au harcèlement et à la violence en milieu de travail, connaître le Code canadien du travail, la Loi canadienne sur les droits de la personne et toute autre loi pertinente. L'enquêteur doit fournir un énoncé de qualifications. L'employeur ne peut pas proposer de façon unilatérale une liste d'enquêteurs. Toute liste doit être élaborée en collaboration avec le comité d'orientation ou, à défaut, avec le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité.
• Fournir des renseignements à l'enquêteur - L'employeur doit fournir à l'enquêteur tous les renseignements pertinents.
• Mener une enquête et remettre deux rapports - L'enquêteur mène une enquête et remet à l'employeur, la victime et l'intimé un rapport final et un rapport sommaire. Le rapport final doit comporter une description détaillée de l'incident, la méthodologie utilisée pour l'enquête, l'analyse et les constatations de l'enquêteur et les recommandations pour éliminer ou réduire le risque d'un incident similaire. Le rapport sommaire doit comporter l'analyse, les conclusions et les recommandations, mais seulement une description générale de l'incident qui ne révèle pas l'identité de la victime ou de l'intimé. Ni le rapport final ni le rapport sommaire ne peuvent révéler, directement ou indirectement, l'identité d'un tiers ou d'un témoin.
• Examiner et mettre en œuvre les recommandations - Le rapport sommaire doit être remis au comité d'orientation ou, à défaut, au comité local ou au représentant en matière de santé et de sécurité. Conjointement avec l'employeur, ils doivent identifier les recommandations devant être mises en œuvre et les mettre en œuvre.
• Respecter les délais de l'enquête - L'enquête doit être menée à terme dans l'année suivant la date de réception de l'avis d'incident.
• Compte rendu mensuel lors du processus de règlement - L'employeur doit faire des comptes rendus mensuels à la victime, à partir du mois suivant la réception de l'avis, et à l'intimé, à partir du mois suivant le moment où il ou elle est contactée. Cette obligation prend fin le mois durant lequel le processus de règlement est mené à terme.
• Fin du processus de règlement - Le processus de règlement est mené à terme si le règlement anticipé est réussi, la victime décide avant l'enquête de ne pas poursuivre le processus de règlement et l'employeur met à jour l'évaluation du lieu de travail ou lorsque l'enquêteur a remis les rapports et l'employeur a mis en œuvre les recommandations.
• Conserver les dossiers prescrits - L'employeur est tenu de conserver des dossiers, pour une durée de dix (10) ans, notamment des copies des décisions prises par l'employeur s'il est incapable de s'entendre sur une affaire avec le comité d'orientation, le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité, un registre de chaque avis d'incident, un registre de chaque délai qui n'a pas été respecté avec les raisons de ce retard et une copie du rapport de l'enquêteur.
• Rapport semestriel au comité ou au représentant - Tous les six mois, l'employeur doit présenter un rapport au comité d'orientation, au comité local ou au représentant en matière de santé et de sécurité qui contient les renseignements suivants sur les incidents menés à terme par règlement anticipé ou par conciliation : (i) le nombre total d'incidents menés à terme par règlement, (ii) le nombre d'incidents liés au harcèlement et à la violence de nature sexuelle et de nature non sexuelle, (iii) les endroits où les incidents ont eu lieu et le nombre total pour chaque endroit, (iv) le(s) type(s) de relation entre la victime et l'intimé, y compris le nombre total d'incidents pour chaque type de relation, et (v) la durée moyenne, en mois, pour mener à terme le processus de règlement.
• Rapport annuel au ministre - L'employeur doit présenter au ministre un rapport annuel précisant (i) le nombre et le type d'incidents survenus au cours de la dernière année, (ii) le nombre d'incidents qui ont entraîné un décès, (iii) les motifs de distinction illicite (le cas échéant), (iv) les endroits où les incidents ont eu lieu et le nombre total pour chaque endroit, (v) le(s) type(s) de relation entre la victime et l'intimé, y compris le nombre total d'incidents pour chaque type de relation, (vi) la façon dont les incidents ont été résolus, y compris le nombre total pour chaque façon, et (vii) la durée moyenne, en mois, pour mener à terme le processus de règlement.
• Rapport de décès dans les 24 heures - L'employeur doit aviser le ministre dans les 24 heures suivant l'avis d'un incident qui a entraîné le décès d'un employé.
Période de commentaires
Les commentaires du public sur le projet de règlement seront recueillis jusqu'au 26 mai 2019 avant son adoption.
Les employeurs sont fortement encouragés à participer et à faire connaître leur point de vue. Ces dispositions réglementaires détaillées augmenteront la charge administrative et les coûts pour les employeurs. Elles créeront également de nouveaux fronts pour les différends et les litiges par les syndicats et les employés. Cela est d'autant plus vrai en ce qu'il est accordé aux employés le droit non défini à la représentation lors du processus de règlement.
Nous continuerons à vous tenir informé sur le projet de loi C-65 et sur la finalisation du règlement.
