Conseils pratiques sur les audiences administratives en ligne

Les plateformes de vidéoconférence seront de plus en plus utilisées pendant la pandémie

Les organismes de régulation utilisent notamment des plateformes de vidéoconférence pour mener des audiences administratives et tarifaires en ligne afin de continuer à traiter les procédures pendant la pandémie de COVID-19. Pour la plupart de ces personnes, participer à un processus d’audience en ligne sera un nouveau défi. Le présent bulletin, élaboré grâce à l’expérience que nous avons acquise à ce jour, fournit quelques recommandations pratiques à ceux et celles qui se préparent à participer à des processus d’audiences en ligne.

Format et procédures en ligne

L’organisme de régulation peut adopter des procédures d’audiences en ligne différentes de celles auxquelles vous avez l’habitude de participer en personne. Si l’organisme de régulation ne fixe pas à l’avance un programme détaillé, nous vous recommandons de communiquer avec le conseiller juridique, le personnel ou le Secrétaire, le cas échéant, de l’organisme de régulation, selon le cas, pour en savoir davantage sur le programme et pouvoir vous préparer correctement.

Parmi les questions à poser à l’avance, mentionnons les suivantes :

• Quelle est la plateforme utilisée?
• Est-il possible de tester le système et les connexions à l’avance?
• Existe-t-il un numéro de téléphone si l’on rencontre des difficultés techniques le jour de l’audience?
• La participation d’un sténographe judiciaire est-elle prévue? L’audience sera-t-elle enregistrée en vidéo ou seulement en audio, ou les deux?
• Les participants autres que les avocats doivent-ils fournir au préalable un engagement de non-enregistrement?
• L’audience sera-t-elle accessible aux médias ou au grand public?
• Comment les pièces doivent-elles être numérotées?
• S’assurer que les témoins doivent faire une affirmation solennelle (et non prêter serment) et se renseigner sur la personne chargée d’administrer l’affirmation.
• Quel est le programme de la journée? Y aura-t-il des pauses?
• Quel est le protocole pour les participants? Y a-t-il un code vestimentaire? La ligne audio doit-elle être mise en sourdine lorsqu’on ne parle pas? La vidéo doit-elle être éteinte lorsqu’il n’y a pas de présentations ou de questions?
• Existe-t-il un protocole spécial concernant la formulation d’objections?
• Quelles sont les modalités de convocation des témoins et des experts? Sont-ils censés être en ligne dès le départ? Seront-ils dans des salles d’attente virtuelles?
• Y aura-t-il des pauses pour que les avocats puissent s’entretenir entre eux ou avec leurs clients?
• Y aura-t-il des lignes de discussions individuelles afin de permettre aux avocats de s’entretenir avec leurs clients ou leurs collègues?
• Y a-t-il des documents que le tribunal voudra obtenir à l’avance?
• Y aura-t-il des représentations préliminaires et finales? Quelles seront les possibilités de réponse?
• Des durées de temps doivent-elles être appliquées?

Mesures supplémentaires pour vous assurer de bien vous préparer, vous et vos témoins

Comme pour tous les processus d’audiences en personne, la préparation et, en particulier, la préparation des témoins et des experts, constitue une des clés du succès.

Outre les démarches habituelles, nous vous suggérons de prendre les mesures énumérées ci‑dessous.

Avant l’audience

• Pratiquer des séances de questions et réponses en ligne, comme celles qui seront menées lors de l’audience, afin que les témoins se sentent à l’aise avec ce mode de fonctionnement. Expliquer qu’il peut y avoir un retard et qu’il est très important de rechercher des indices visuels et de ne pas interrompre un participant ou de parler à sa place.
• Tester à l’avance la plateforme en ligne avec le personnel de l’organisme de régulation ou l’agent d’audience, le cas échéant,  pour s’assurer de son bon fonctionnement. Les témoins devraient pouvoir se concentrer sur leur témoignage sans avoir à subir de stress supplémentaire dû aux questions techniques.
• Passer en revue les fonctionnalités de la plateforme en ligne à l’avance avec les témoins. Les témoins devraient savoir, par exemple, comment afficher ou masquer une vidéo, mettre leur microphone en sourdine, gérer la manière dont les participants sont présentés sur leur écran, comment partager leur écran et quitter la « réunion ».
• Les témoins devraient être avisés de ne jamais utiliser la fonction de dialogue en ligne de l’application.
• Si possible, nous vous suggérons d’« épingler » la vidéo du décideur à l’écran afin que les témoins puissent voir leur public à tout moment.
• Comme la connexion Internet peut être interrompue à tout moment, les témoins devraient disposer d’instructions précises sur les personnes à appeler en cas de difficultés techniques ou sur la manière de se connecter à Internet en continu depuis le point d’accès sans fil sur son téléphone portable. Prendre connaissance des solutions possibles de communication si un témoin ne parvient pas à faire fonctionner une source de connexion Internet.
• Il convient également d’évaluer en premier lieu l’installation physique de chacun des témoins. Les objets sont généralement beaucoup plus grands en vidéo. Les témoins devraient donc veiller à ce que leur arrière-plan ait l’air professionnel et à se cadrer correctement : la caméra devrait être positionnée directement sur eux (et non pas vers le haut ou vers le bas). La tête et les épaules des témoins devraient dominer l’écran.
• Les témoins devraient être conscients de l’arrière-plan vidéo et éviter toute distraction visuelle ou sonore, comme les enfants ou les animaux domestiques. Si possible, il est préférable de s’installer dans une pièce munie d’une porte.
• L’éclairage est important, c’est pourquoi les témoins devraient être face à une fenêtre ou se trouver dans un endroit où ils sont exposés suffisamment à la lumière.

Le jour de l’audience : utiliser le support à bon escient

• Être ponctuel. Les témoins devraient se joindre à l’audience au moins 10 minutes avant l’heure de début pour être placés dans le « hall » électronique.
• Les témoins devraient s’identifier lorsqu’ils parlent, parler lentement et maintenir un contact visuel avec la caméra. Comme pour toute autre audience, la nourriture et les boissons, à l’exception de l’eau, devraient être conservées à l’extérieur de la « salle d’audience ».
• Le microphone devrait être mis en sourdine lorsque les témoins ne parlent pas. Cela permettra de réduire les bruits de fond. Le volume des témoins ne devrait pas être réglé à plus de 50 % environ afin que le micro de l’appareil ne capte pas le volume de son propre haut-parleur.
• Il est essentiel de conserver des expressions faciales appropriées.
• Seuls un stylo et du papier devraient être utilisés pour prendre des notes. Le bruit de la frappe est distrayant. Ne pas oublier que manipuler du papier peut également être distrayant.
• Toutes les autres applications et tous les navigateurs des témoins doivent être fermés afin que les notifications ne perturbent pas l’audience.

L’un des avantages de la vidéoconférence est que les participants ont un ordinateur à leur disposition. Si de nombreuses plateformes vidéo peuvent également être utilisées sur des appareils mobiles, les participants et les témoins en particulier devraient avoir tous les documents pertinents classés dans un dossier désigné et facilement accessible sur leur ordinateur afin que les documents puissent être consultés si nécessaire pendant l’audience. Les règles et procédures qui déterminent dans quelle mesure un témoin peut se reporter à des documents ou à d’autres sources externes pour étayer son témoignage varient d’un tribunal administratif à l’autre. Dans certains tribunaux, le témoignage ressemble à un examen à livre ouvert. Dans d’autres, des règles rigoureuses en matière de preuve sont observées en ce qui concerne le témoignage d’un témoin. À moins que le tribunal n’ait une pratique contraire, les témoins devraient être informés qu’ils ne sont pas autorisés à se reporter à des documents (ou à toute autre source de renseignements) au cours de leur témoignage sans instruction expresse du conseiller juridique ou du tribunal, ou en vertu d’une entente préalable entre les conseillers. Dans de tels cas, il doit être indiqué clairement à tous les participants si un témoin se reporte à une source pour l’aider à fournir des preuves.

Préparation accrue et entente sur les points clés

Le défi des audiences en ligne est qu’il y a peu de possibilités de communiquer avec le co‑conseiller ou les clients une fois que le processus en ligne est commencé. C’est pourquoi une préparation accrue est nécessaire pour s’assurer que l’avocat dispose d’instructions sur la manière de procéder, dont ce qui suit :

• Préparer les représentations préliminaires et finales afin qu’elles soient examinées et approuvées par le client avant le début de l’audience en ligne.
• Étudier les points de procédure potentiels; préparer et approuver les représentations à l’avance.
• Examiner les questions et les enjeux clés; préparer des lignes de conduite et en convenir à l’avance.

Il est toujours judicieux de s’entretenir avec l’avocat de la partie adverse avant une audience. Cela est particulièrement important dans le cas d’une audience virtuelle. Nous vous suggérons de prendre contact avec l’avocat de la partie adverse bien avant l’audience afin de simplifier la procédure et d’identifier les points de divergence. Vous pourriez essayer de parvenir à des ententes sur l’admission des documents, la durée des interrogatoires et la divulgation de la jurisprudence. Si possible, vous devriez envisager l’utilisation de déclarations de faits convenues pour éviter de citer inutilement des témoins ou de prolonger la procédure. Nous vous recommandons également d’échanger des déclarations d’ouverture écrites et de les transmettre à l’avance au tribunal; de travailler en collaboration pour fournir au tribunal tout autre document susceptible de l’aider (comme des chronologies, des organigrammes, des rapports d’experts ou des déclarations d’intention de témoignage) avant les audiences.

Mettre à disposition des moyens de communication de rechange tout au long du processus d’audience

Des situations pourraient se présenter au cours de la procédure nécessitant une communication entre l’avocat et son client, ou entre les participants. Par exemple, l’avocat peut avoir besoin d’instructions au cours de la procédure. Sous réserve de toute règle ou norme du processus réglementaire applicable sur le territoire de compétence, vous pouvez envisager ce qui suit :

• Mettre en place un dialogue en ligne entre les membres de votre équipe (à l’exception des témoins) qui peut être utilisé en temps réel pendant l’audience. Envisager de faire appel à du personnel de soutien qui serait en mesure de trouver des renseignements supplémentaires si nécessaire.
• Disposer d’une ligne de conférence téléphonique distincte, laquelle serait disponible en cas de besoin pendant une pause pour discuter de toute question qui se pose et qui nécessite des instructions aux conseillers juridiques.

La sécurité et la confidentialité des renseignements doivent être prises en compte à l’avance

De nombreuses questions de sécurité ont été soulevées en ce qui concerne les différentes plateformes de vidéoconférence disponibles. En outre, il est difficile de contrôler qui d’autre pourrait être dans la salle avec un participant et de surveiller les renseignements auxquels un témoin a accès pendant son témoignage virtuel (bien qu’il existe des options logicielles qui permettent de contrôler les renseignements auxquels un témoin a accès par le biais de son ordinateur).

Nous recommandons de prévoir un plan pour le dépôt des renseignements confidentiels par le biais d’autres processus :

• Les renseignements confidentiels doivent être envoyés à l’organisme de régulation et aux participants autorisés uniquement par des réseaux sécurisés.
• Éventuellement, vous pouvez demander que les réponses aux questions nécessitant des renseignements confidentiels soient déposées après l’audience.
• Si l’on sait qu’il sera probablement nécessaire d’envoyer des renseignements confidentiels pendant l’audience, il faudrait envisager de créer une liste de diffusion par courrier électronique pour les participants susceptibles de recevoir ces renseignements.

Conclusion

Comme la durée de la pandémie de COVID-19 est très incertaine et pourrait se prolonger pendant plusieurs mois, voire plusieurs années, nous nous attendons à ce que cet événement historique bouleverse le fonctionnement des tribunaux administratifs, dans la mesure où les outils en ligne revêtent une importance croissante et permettent d’assurer la poursuite des procédures existantes et de traiter les nouvelles demandes en temps opportun. Même si les audiences en ligne constituent une nouveauté pour beaucoup d’entre nous, nous pensons qu’un temps de préparation et de planification accru sera tout aussi important afin de veiller à ce que ces audiences se déroulent de la manière la plus harmonieuse et la plus équitable possible. Si les procédures en ligne s’avèrent efficaces, nous estimons que les organismes de régulation continueront à les utiliser à l’avenir pour des raisons de commodité et de rentabilité (par exemple, pour réduire le temps de déplacement et les coûts associés aux audiences en personnes). Par conséquent, il importe que les avocats, les équipes de réglementation et les tribunaux apprennent à mener judicieusement les audiences en ligne, en cernant les meilleures technologies et en mettant à profit les pratiques exemplaires.