Le 9 juillet 2023, de nouvelles modifications au Code canadien du travail (le « Code »), au Règlement du Canada sur les normes du travail (le « Règlement sur les normes ») et au Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) (le « Règlement sur les SAP ») sont entrées en vigueur[1]. Les modifications au Code ont été initialement adoptées dans la législation sur le budget fédéral en 2018.
Les modifications exigeront que les employeurs a) remboursent les dépenses raisonnables liées au travail[2], b) fournissent aux employés des documents concernant les droits de l’employeur et des employés, c) affichent ces documents dans des endroits facilement accessibles[3] et d) fournissent aux employés des déclarations d’emploi écrites indiquant les renseignements sur leur emploi[4]. Les modifications établissent également des sanctions administratives pécuniaires en cas de non-respect de ces nouvelles obligations[5].
Remboursement de dépenses raisonnables liées au travail
Le Code exige à présent que les employeurs remboursent aux employés les dépenses raisonnables liées au travail, sauf si ces dépenses sont réputées inadmissibles au remboursement en vertu du Règlement sur les normes, des dispositions d’une convention collective ou d’une entente écrite entre l’employeur et l’employé. Le Règlement sur les normes ne prévoit pas de catégories de dépenses à rembourser, mais contient plutôt une liste de facteurs à considérer pour déterminer si une dépense est « liée au travail » et « raisonnable ». Le gouvernement du Canada a également publié des lignes directrices pour aider les employeurs à déterminer quelles dépenses sont « liées au travail » et « raisonnables »[6].
Les employeurs doivent rembourser les dépenses liées au travail admissibles dans les 30 jours suivant la date à laquelle un employé en a présenté la demande, sauf si un autre délai est précisé dans une convention collective ou dans une entente écrite entre l’employé et l’employeur.
Fait important, cette obligation ne s’applique qu’aux dépenses liées au travail admissibles engagées à compter du 9 juillet 2023.
Transmission de documents émis par le ministère du Travail
Le Code exige à présent que les employeurs fournissent aux employés des documents émis par le ministère du Travail (le « Ministère »).
Premièrement, les employeurs doivent fournir à tous les employés actuels les documents publiés par le Ministère qui contiennent des renseignements sur les droits des employeurs et des employés en vertu de la partie III du Code dans les 90 jours suivant le 9 juillet 2023 ou la date à laquelle les documents sont publiés pour la première fois par le Ministère. Par la suite, les employeurs doivent fournir ces renseignements dans les 30 jours suivant le premier jour de travail d’un employé. Lorsque le Ministère rend disponibles des documents mis à jour, les employeurs doivent les fournir à tous les employés dans les 30 jours suivant le moment où ces documents ont été rendus disponibles.
Deuxièmement, les employeurs doivent afficher ces documents dans des endroits où ils seront vraisemblablement vus par les employés.
Troisièmement, les employeurs doivent fournir à un employé congédié, au plus tard au dernier jour de son emploi, les documents que le Ministère a émis relativement à la cessation d’emploi.
Déclarations d’emploi
Le Code oblige également à présent les employeurs à fournir aux employés des déclarations écrites concernant certaines modalités et conditions relatives à leur emploi.
Les employeurs doivent fournir aux employés, dans les 30 premiers jours de leur emploi, une déclaration écrite contenant des renseignements relatifs à leur emploi. Le Règlement sur les normes énonce le contenu obligatoire de la déclaration, qui comprend notamment le titre du poste de l’employé et son taux de salaire. Les employeurs doivent fournir une déclaration à jour dans les 30 jours suivant toute modification des renseignements contenus dans une déclaration originale (ou antérieure).
Les employeurs ont jusqu’au 7 octobre 2023 pour fournir une déclaration d’emploi aux employés qui étaient en poste au 9 juillet 2023.
Défaut de se conformer
De nouvelles modifications au Règlement sur les SAP établissent des sanctions administratives pécuniaires en cas de non-respect de ces nouvelles exigences. Comme pour les sanctions administratives pécuniaires antérieures, le montant de base servant au calcul de la sanction est fondé sur le type de violation, la taille de l’employeur et les antécédents de l’employeur en matière de conformité.
Prochaines étapes
Ces nouvelles exigences sont entrées en vigueur le 9 juillet 2023 dans tous les lieux de travail sous réglementation fédérale au Canada.
Afin de simplifier le remboursement des dépenses raisonnables liées au travail, les employeurs sous réglementation fédérale devraient envisager d’établir des catégories de dépenses liées au travail qui seront remboursées en fonction des facteurs énoncés dans le Règlement sur les normes et des lignes directrices émises par le Ministère, et établir des ententes écrites concernant les dépenses qui ne seront pas remboursées. De plus, les employeurs devraient mettre en place des processus pour s’assurer : i) que les documents publiés par le Ministère concernant les droits des employés sont distribués aux employés au moment de leur embauche, au moment de leur congédiement et chaque fois que le Ministère rend disponibles ces documents mis à jour; ii) que ces mêmes documents demeurent affichés dans des endroits facilement accessibles aux employés; et iii) que tous les employés (nouveaux et actuels) se voient remettre des déclarations d’emploi (ou des déclarations d’emploi mises à jour, selon le cas), conformément aux délais indiqués ci-dessus.
[1] Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, L.C. 2018, ch. 27, art. 534(8) et 534(10); Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail, DORS/2023-
[2] Code canadien du travail, L.R.C. 1985, ch. L-2, art. 238.1 et 238.2 (« Code »); Règlement du Canada sur les normes du travail, C.R.C., ch. 986, art. 23.1 (« Règlement sur les normes »).
[3] Code, précité, art. 253.1.
[4] Code, précité, art. 253.2; Règlement sur les normes, précité, art. 3.1.
[5] Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail), DORS/2020-260, annexe 2.
[6] Voir Indemnité de dépenses liées au travail – IPG-120, 9 juillet 2023.
